E-mail is de beste kantoorproductiviteitsversterker sinds de uitvinding van de telefoon. E-mail is de grootste verspilling van werktijd sinds de uitvinding van het koffiezetapparaat.

De laatste tijd heb ik me op dit laatste voorstel gericht. Ik bereken dat slechts een op de vijf berichten die door het spamfilter van Gmail in mijn inbox komen, de moeite waard is om ze te openen en te lezen.

Gerelateerde verhalen

• Voeg je Gmail- en iPhone-contacten samen met li>
• Contacten en agenda's synchroniseren tussen Outlook, Gmail en iPhone
• Voeg je Outlook- en Gmail-contacten samen
• Sla Outlook-e-mail op uw harde schijf op
• Verwijder de bijlagen uit uw Outlook-e-mail

Dit omvat niet de spam die Gmail automatisch identificeert en blokkeert, wat de afgelopen jaren is gedaald van meer dan 90 procent van alle verzonden berichten naar iets meer dan 70 procent, volgens Symantec.

Dat is nog steeds veel rommel die de Net-o-bol verstopt en onnodig onze werkdagen verlengt. Hier leest u hoe u meer tijd kunt besteden aan communiceren en minder tijd aan het worstelen met uw e-mailaccount.

Eenvoudig voice-to-e-mail transcripties via Google Voice

De twee meest voor de hand liggende alternatieven voor e-mail zijn de oude, betrouwbare telefoon en het niet-zo-oude, niet-zo-betrouwbare instantbericht. Telefoongesprekken en IM's bieden niet het semi-permanente record dat e-mailthreads bieden, hoewel de meeste toonaangevende chatservices en IM-aggregators, zoals de gratis, open-source Adium-chatclient, u een logboek van uw chats laten bijhouden.

Met Facebook-berichten en Google Chat kun je je berichtgeschiedenis bekijken (en verwijderen). Twitter Direct Message slaat momenteel de laatste 100 berichten op die zijn verzonden en ontvangen via die service, volgens het Twitter-helpcentrum.

Met de Dragon Dictation-app van Nuance voor de iPhone, iPad en iPod Touch kunt u een spraakbericht opnemen en converteren naar tekst die u per e-mail kunt verzenden. (Vergelijkbare producten zijn beschikbaar van het bedrijf voor Android- en BlackBerry-telefoons.)

U kunt dezelfde conversie van voicemail naar e-mail vanaf elke telefoon uitvoeren door uw Google Voice-nummer te bellen. De service transcribeert automatisch uw spraakbericht en laat u de transcriptie per e-mail verzenden. Nadat u het bericht voor uzelf hebt achtergelaten, opent u uw Google Voice-account, klikt u op Meer onder aan het bericht en kiest u E-mail.

Standaard bevat de e-mailtranscriptie een ingeblikt bericht over de opname en het transcript, evenals een koppeling naar de originele spraakopname. Als u alleen de transcriptie wilt verzenden, voert u het e-mailadres van de ontvanger in, schakelt u de optie include-a-link onder in het verzendvenster uit en selecteert en verwijdert u het standaardbericht.

De kwaliteit van de transcriptie-engine van Google Voice is een schot in de roos, maar de meeste zijn op zijn minst begrijpelijk (soms humoristisch). Hoewel u niet per se een dergelijke transcriptie naar een potentiële klant of werkgever wilt sturen, is de conversie van spraak naar tekst geschikt voor de meeste dagelijkse communicatie.

Short-message services zijn de moeite niet waard

Hoe langer het e-mailbericht, hoe minder waarschijnlijk de ontvanger het daadwerkelijk zal lezen. De Shortmail-service beperkt berichten tot 500 tekens, wat meer is dan drie keer de maximale lengte van Twitter, maar nog steeds vrij mager, vooral voor uitgebreide e-mailers zoals die van u.

Mijn biefstuk met de service is niet de limiet voor berichtlengte, maar de vereiste dat je dit nog gebruikt - een ander e-mailadres, dit met de URL 'shortmail.com'. U kunt uw Twitter-gebruikersnaam gebruiken en u aanmelden bij de service met uw Twitter-inloggegevens, waarmee uw Twitter-contacten automatisch worden geïmporteerd. U kunt ook contacten van andere webservices importeren.

Een reeks services met de naam two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es en five.sentenc.es heeft een subtiele aanpak om kortere e-mail aan te moedigen. De sites vragen u om vrijwillig uw berichten te beperken tot dat aantal zinnen en om een ​​link naar de sites te plakken om de limiet van de straf uit te leggen en om te vragen dat uw ontvangers de limiet voor de lengte aannemen.

Ik ben geneigd om e-mailschrijvers zo lang te laten doorgaan als ze willen weten dat ik zoveel van hun bericht zal lezen als ik nuttig of interessant vind en de rest overslaan. Evenzo kunnen de mensen met wie ik e-mail ben sommige of al mijn berichten negeren. Het is niet alsof we door het woord worden opgeladen (in ieder geval nog niet).

Isoleer de interne berichten van uw organisatie

Zoals ik hierboven al zei, kun je via Facebook, Twitter en andere populaire sociale netwerken berichten sturen naar individuele vrienden en volgers. Een belangrijk voordeel van berichten via sociale netwerken is het gemak van contact met iemand zonder zich aan te melden bij een andere service of, als u al bent ingelogd, tussen browservensters te moeten springen. Een belangrijk nadeel is dat uw berichten op verschillende plaatsen worden opgeslagen.

Dat is echter niet zo'n groot probleem voor mensen binnen een organisatie. Een vriend die werkt voor een populaire webreserveringsreserveringsdienst heeft onlangs opschepte dat de inbox voor het e-mailaccount van zijn bedrijf bijna leeg is. Dat komt omdat de service onlangs is overgeschakeld naar een 'sociaal bedrijfsnetwerk' voor al zijn interne communicatie.

Twee van de meest populaire services zijn Yammer en Chatter van Salesforce.com. Beide services gebruiken de eigen URL van de organisatie en worden aangeboden in gratis en betaalde versies. Beide beloven ook verder te gaan dan eenvoudige berichten om het gemakkelijker te maken om gebruik te maken van de collectieve denkkracht van uw bedrijf.

Zoals bij elke nieuwe service die belooft de productiviteit van uw groep te verhogen, is het belangrijk dat mensen deze gebruiken. Voor veel werknemers is alles wat de hoeveelheid tijd die ze besteden aan het opruimen van het afval uit hun inbox, de moeite van het proberen waard.

Het lijkt alsof een dag voorbijgaat zonder de introductie van een nieuwe manier om mensen te bereiken - alleen of in groepen - en om bestanden te delen, projecten te coördineren en te posten op blogs, naast andere activiteiten. Er is nog niets gebeurd dat alles doet zoals e-mail dat doet. Eens per e-mail zal de manier van de ganzenveer gaan, maar nog niet. Tot die tijd blijven we zoeken naar manieren om ervoor te zorgen dat de technologie voor ons werkt, niet tegen ons.