Eind vorige maand heeft Microsoft een reeks Office voor iPad-updates uitgerold, inclusief de welkomstoptie om Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden naar PDF te exporteren.

Slechts één probleem: het is erg beperkt. Om te beginnen is het moeilijk te vinden. In plaats van het toe te voegen aan het menu Bestand, zoals je zou verwachten, schoof Microsoft de functie in het menu Delen (wat op zich een niet-scripts pictogram is in plaats van een gelabeld menu).

Dat is minder mysterieus als je je realiseert dat je maar één export-naar-PDF-optie hebt, en dat maakt er een e-mailbijlage van. Als je het bestand lokaal wilt opslaan of uploaden naar een cloudwinkel (inclusief Microsoft's eigen OneDrive), dan heb je pech.

Gelukkig kunt u de onschatbare IFTTT gebruiken om iets meer veelzijdigheid aan deze optie toe te voegen, namelijk het routeren van die bijgevoegde PDF's naar de cloudservice van uw keuze. Dat is nog steeds niet zo eenvoudig als een optie voor lokale opslag, maar het zou het leven zeker gemakkelijker moeten maken.

Voor iedereen die al bekend is met IFTTT, hier is het overzicht op hoog niveau van het proces:

1. Activeer het e-mailkanaal.
2. Activeer het kanaal voor uw gewenste cloudservice: Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, etc.
3. Maak een recept dat e-mailbijlagen naar die dienst routeert.

En hier is een meer gedetailleerde tutorial:

Stap één: meld u aan bij uw IFTTT-account (of maak er één indien nodig) en activeer vervolgens het e-mailkanaal. Hierdoor kan de service berichten herkennen die zijn verzonden vanaf uw e-mailaccount - en hierop reageren, afhankelijk van het recept dat u maakt. U moet akkoord gaan met een activeringsverificatie via e-mail.

Stap twee: Bepaal welke cloudservice aan de ontvangende kant van uw PDF's moet staan ​​en activeer vervolgens dat kanaal. U moet een eenmalige machtiging uitvoeren om IFTTT toegang te verlenen tot uw cloudaccount.

Stap drie: Klik op Mijn recepten en vervolgens een recept maken en vervolgens op de grote blauwe "this" -link. Blader omlaag naar (of zoek naar) E-mail en klik erop om uw trigger te maken.

Stap vier: Klik op 'Verstuur IFTTT per e-mail getagd' en kies vervolgens een hashtag die u gemakkelijk kunt onthouden. De voor de hand liggende keuze is #PDF's, maar je kunt er ook iets bedrijfsspecifieks van maken zoals #Widgets. Klik op Create Trigger en vervolgens op de grote blauwe "that" link.

Stap vijf: Zoek nu naar de gewenste cloudservice en klik erop. Klik vervolgens op 'Bestand uit URL toevoegen'.

Stap zes: Bekijk de actievelden voor dit recept. De bestandsnaam voor uw nieuw gemaakte PDF is standaard wat u gebruikt voor de onderwerpregel van de e-mail - zolang u de bovengenoemde hashtag opneemt. Als u bijvoorbeeld een verkooprapport verzendt, staat in uw onderwerpregel 'Verkooprapport # PDF's'. De geüploade PDF krijgt de bestandsnaam 'sales report.pdf'.

Stap zeven: als u wilt, kunt u ten slotte de doelmap voor uw PDF's aanpassen. Als dit niet het geval is, klikt u op Actie maken. Bekijk alle details (misschien deselecteert u "Meldingen ontvangen wanneer dit recept wordt uitgevoerd", dat snel kan opdreunen) en klik vervolgens op Recept maken.

Telkens wanneer u een PDF exporteert vanuit Office voor iPad, stuurt u de e-mail naar [email protected] (zorg ervoor dat deze afkomstig is van het e-mailadres dat u in stap 1 hebt gekoppeld). Voeg je geselecteerde hashtag toe aan de onderwerpregel, tik op Verzenden en je bent klaar. Binnen een minuut zou uw PDF moeten aankomen in uw cloudaccount (in de daarvoor bestemde map), waar u deze eenvoudig kunt openen en delen.