Het is eenvoudiger dan ooit om ervoor te zorgen dat kopieën van uw belangrijkste records, documenten, foto's, video's en andere persoonlijke gegevens leesbaar / zichtbaar / afspeelbaar zijn lang nadat de hardware en software die voor het maken van de bestanden zijn gebruikt, het stof hebben gebeten.

De vier sleutels voor veilige gegevensarchivering zijn bestandsindelingen kiezen die niet verouderd raken, opslagmedia gebruiken die niet verslechteren of ontoegankelijk worden, meerdere kopieën apart bewaren en uw gearchiveerde gegevens regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat deze nog steeds leesbaar zijn.

Loop niet vast met verouderde gegevensformaten

De meeste bestanden die u wilt archiveren, bevinden zich waarschijnlijk in eigen indelingen, zoals .doc, .xls en .ppt van Microsoft Office voor respectievelijk Word, Excel en PowerPoint. Ondanks de alomtegenwoordigheid van software en services waarmee je Office-bestanden kunt lezen en bewerken zonder de Office-app waarmee ze zijn gemaakt, zijn deze indelingen op een dag overbodig - misschien eerder dan je misschien denkt.

Zelfs als u bestanden archiveert in hun oorspronkelijke eigen indelingen, is het een goed idee om een ​​andere versie van de geconverteerde bestanden op te slaan naar een open standaardindeling. Dat is de aanpak van de open-source Archivematica-gegevensarchiefservice, die het oorspronkelijke bestandsformaat onderhoudt, maar ook de bestanden converteert naar de juiste "bewaar" en "toegang" -indelingen.

Archivematica's bewaarplannen van het mediatype zetten bijvoorbeeld .doc-, .rtf- en .wpd-tekstverwerkingsbestanden om naar de XML-gebaseerde Open Document Format (ODF) voor bewaring en naar Adobe's PDF voor weergave. Op dezelfde manier slaat het systeem .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga en .tiff rasterafbeeldingsbestanden op als niet-gecomprimeerde TIFF's voor bewaring en als JPEG voor weergave.

Het Archivematica-systeem is nog steeds erg in ontwikkeling, maar u kunt de alpha-versie van de gratis archiveringssoftware downloaden voor gebruik op een virtueel apparaat, Live USB-sleutel of Live DVD.

Om samen te vatten, is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw gearchiveerde bestanden leesbaar zijn met behoud van hun oorspronkelijke opmaak en andere attributen, het opslaan ervan in hun oorspronkelijke formaat en in ten minste één ander algemeen open formaat. Hiermee kunt u de bestanden openen, bekijken en bewerken in het programma dat is gebruikt om ze te maken als deze beschikbaar zijn, en de gegevens in een meer basale vorm openen als de bedrijfseigen software niet beschikbaar is.

Vind een opslagmedium met benen

Als je je afvraagt ​​hoelang de gegevens op je cd's en dvd's blijven bestaan, ben je niet de enige. Zelfs de experts zijn het niet eens over de verwachte levensduur van optische media - en hetzelfde geldt voor magnetische tapes en schijven. (Het X Lab biedt een gedetailleerde bespreking van de levensduur van optische media, inclusief een korte beschrijving van de ISO-normen voor het testen van optische media.)

De algemene consensus is dat CD-R's 30 tot 50 jaar zouden moeten meegaan, DVD-R's minder dan dat, en CD-RW's en DVD-RW's zelfs minder. Op dezelfde manier kunnen tapes en harde schijven naar verwachting 10 tot 30 jaar leesbaar zijn, terwijl draagbare schijven, USB-thumbdrives en andere solid-state opslagapparaten de helft van die tijd kunnen overleven.

Maar dit zijn slechts cijfers. Wie wil zijn belangrijke gegevens op waarschijnlijkheden vertrouwen? De feiten zijn dat elk opslagmedium op elk moment kan falen. Daarom moet u gegevens op meer dan één medium archiveren en uw archieven regelmatig controleren op fouten (meer hierover op de volgende punten).

Twee van mijn favoriete archiveringsopties zijn de oudste en de nieuwste: respectievelijk papier en online. Hoewel het afdrukken van uw archieven niet milieuvriendelijk is, is het moeilijk om de verwachte levensduur van correct opgeslagen papieren records te verslaan. Natuurlijk kan het vinden van specifieke bestanden in een papieren archief een uitdaging zijn en papieren documenten zijn niet eenvoudig om te zetten.

Als doorzoekbaarheid en eenvoudige toegankelijkheid belangrijk zijn, zijn online-gegevensarchieven een goede keuze. Diensten zoals SpiderOak en SkyDrive van Microsoft maken het gemakkelijk om kopieën van uw belangrijke bestanden op te slaan in de cloud, waar ze vanuit elke browser kunnen worden opgehaald. (Ik beschreef SpiderOak en twee andere gratis gecodeerde online opslagservices in een bericht vanaf juni 2009.)

Meer dan één archief, meer dan één plaats

Het online opslaan van uw gegevensarchief schendt twee regels voor veilige opslag: u hebt geen fysieke toegang tot de hardware waarop de bestanden zijn opgeslagen en u bent vatbaar voor de financiële gezondheid van de service die u gebruikt. Als de service wordt onderbroken, is er geen garantie dat u uw gegevens kunt ophalen en moet u vertrouwen op de mogelijkheid van de service om zijn opslagservers te onderhouden en er een back-up van te maken.

De sleutel is om te voorkomen dat al uw archiefeieren in één mand worden gestopt. Gebruik een combinatie van media en bestandstypen bij het archiveren van belangrijke gegevens om de kans te vergroten dat de informatie tot ver in de toekomst toegankelijk zal zijn. En aangezien nieuwe archiefmedia zijn ontwikkeld en praktisch zijn gebleken, converteert u uw archief naar een van die vormen.

Een andere zeer belangrijke archiveringsregel: bewaar altijd ten minste één kopie van uw gearchiveerde gegevens ergens anders dan uw huis of kantoor. Dit is een gebied waar online opslag van pas komt.

Plan regelmatige archiefcontroles

De laatste paar jaar heb ik een groot deel van mijn vrije tijd besteed aan het gebruik van de gratis Audacity-audiosoftware om enkele duizenden liedjes op enkele honderden audiocassettes naar mp3's om te zetten. Sommige banden zijn al in het midden van de jaren zeventig gemaakt, maar de meeste dateren uit de jaren tachtig en het begin van de jaren negentig.

De meeste van de in de winkel gekochte tapes in mijn verzameling zijn nu niet te spelen, maar ik heb veel meer geluk gehad met de zelfgemaakte opnames. In feite bracht een tape die ik in 1976 maakte een flink deel van zijn vroege leven door in mijn oude VW-beest - door vriestemperaturen en zinderende hitte - maar het klonk helemaal nieuw toen ik de nummers converteerde naar digitaal (bedankt, TDK !)

Als het gaat om uw belangrijke digitale bestanden, kunt u niet vertrouwen op geluk. Maak er een gewoonte van om een ​​handvol bestanden in uw verschillende archieven op regelmatige basis te openen. Als ze niet toegankelijk zijn, graaft u een van uw andere back-ups en maakt u nog een archiveringskopie met de goed-gekeurde versie van de bestanden. Alles wat de moeite waard is, is immers het redden waard.