Met technologie die steeds meer verweven is met alle aspecten van het bedrijfsleven, kan CNET @ Work u helpen - van prosumenten tot kleine bedrijven met minder dan vijf werknemers - aan de slag.

Voor Todd Spodek was de beslissing om zijn advocatenkantoor in New York uit te rusten met de softwaretoepassingen van Google slechts een enkele behoefte: samenwerking.

"We hebben ons op Google gevestigd, omdat het voorop liep met op de cloud gebaseerde tools", zegt Spodek, hoofd van de Spodek Law Group-pc. "We hebben drie kantoren, dus het synchroniseren van informatie is van cruciaal belang, omdat we alles op afstand kunnen doen.

"Het is echt een gestroomlijnd proces en alles is eenvoudig te beheren, " voegde hij eraan toe.

G Suite, zoals Google's Apps for Work vorig jaar werd omgedoopt, is gebouwd voor internet - geen verrassing daar, gezien de post-pc-erfenis van Google. Die aanpak heeft zijn toepassingen, die werken in de cloud, geïnformeerd. Het betekent ook dat uw bedrijf nooit gegevens of documenten verliest omdat alle wijzigingen in Google-documenten automatisch worden opgeslagen en waarvan een back-up wordt gemaakt in een Google-cloud. Al uw teambehoeften zijn een webbrowser op een computer of mobiel apparaat met internettoegang.

Als u migreert van Microsoft, moet u er rekening mee houden dat het enige tijd kan duren om uw werkstroom van MS Office naar Google Apps om te zetten. Het kan ook tijd vergen - en wat aanmoediging - om sommige gebruikers te overtuigen om de mapstructuur in Gmail te accepteren, in tegenstelling tot wat ze gewend zijn aan het gebruik van Outlook.

Is G Suite voor iedereen?

Behoeften en prioriteiten zijn echter niet uniform; laten we eens kijken naar een aantal gebieden waar G Suite mogelijk niet geschikt is voor uw kleine bedrijf.

Hoewel Google het verschil in functies heeft verkleind ten opzichte van wat het jaren geleden was, zijn de documenten en diavoorstellingen van G Suite nog steeds beperkter dan Microsofts Word en PowerPoint. Dus als u behoefte heeft aan alle mogelijke functies voor het geval dat, Office is de betere keuze.

Omdat alles in de cloud is met G Suite, worden uw werknemers tijdelijk afgesloten als hun internetverbinding wordt verbroken of als er een storing optreedt bij Google.

Google kondigde eerder dit jaar aan dat het zou stoppen met het scannen van de e-mails van mensen die hun gratis Gmail-e-mailadres gebruiken om te personaliseren. Het bedrijf heeft G Suite-bedrijfsaccounts vrijgesteld van advertentieaanpassing. Toch kunnen sommigen pech hebben over privacygevoelens over het feit of iemand e-mail leest. Uiteindelijk gaat de vraag over hoe paranoïde jij bent.

Waarschijnlijk iets voor jou

Maar dat zijn kleine problemen. Ondertussen is het bedrijf bezig met het toevoegen van 10 nieuwe functies aan de suite aan het einde van het jaar. Als u een startup of een klein bedrijf bent, laten we eens nader bekijken waarom G Suite wellicht geschikt is voor uw behoeften.

Prijs

De prijs is aantrekkelijk. G Suite wordt aangeboden in verschillende lagen en versies. Een maandelijks abonnement voor professionele kantoor- en zakelijke versies varieert tussen $ 5 en $ 10 per gebruiker. De maandelijkse kosten voor de zakelijke versies van Microsoft Office 365 variëren daarentegen van $ 8, 25 tot $ 15 per gebruiker voor de premiumeditie.

vertrouwdheid

Dankzij de iconische merkstatus van Google zijn veel van uw medewerkers waarschijnlijk al bekend met Gmail en met de andere G Suite-producten - en Google Docs, Spreadsheets en Agenda hebben allemaal minimale leercurven. Dat betekent dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het trainen van werknemers of het investeren in interne ondersteuningsmedewerkers.

Zie ook: De ultieme gids voor Gmail-back-up

Eenvoud

Een enkele login garandeert toegang tot het volledige apps-pakket en gebruikers in dezelfde werkgroepen kunnen automatisch informatie delen. Dat maakt het gemakkelijk om in realtime samen te werken aan digitale bestanden door werknemers - of zelfs uw klanten.

Er is een groot voordeel als het gaat om e-mailorganisatie: in plaats van de harde schijf van uw computer te blokkeren met gigabytes aan e-mails, kunt u eenvoudig berichten in de cloud archiveren en hoeft u zich nooit zorgen te maken over het synchroniseren van deze berichten met een ander apparaat.

Zie ook: Google brengt Smart Reply to Gmail voor Android en iOS

Gemak

Cloud-based vertaalt zich in gemak. Medewerkers hebben vanaf elk apparaat toegang tot hun informatie, waar ze ook zijn. En als ze vastlopen buiten het bereik en geen internetverbinding kunnen vinden, hebben ze nog steeds offline toegang tot hun documenten. Beheerders kunnen offline toegang ook beheren via apparaatbeleid.

De mogelijkheid om samen te werken, is over het algemeen veel eenvoudiger met Google. Het elimineert de noodzaak om een ​​thumb drive mee te nemen om te synchroniseren tussen een kantoorbureaublad en uw laptop in het geval dat u op afstand moet werken.

Zie ook: Google Docs: deze grote update heeft zojuist enkele serieuze nieuwe functies toegevoegd

verenigbaarheid

G Suite vereenvoudigt het delen van documenten en het bewerken van groepen. In plaats van een Word-document te passeren en revisies bij te houden, kunnen verschillende editors tegelijkertijd aan hetzelfde Google Doc-bestand werken. Sommigen hebben misschien geen schijn van kans gezien de populariteit van Microsoft Office. Maar met G Suite kunnen gebruikers Office-bestanden bewerken zonder dat ze Office-software nodig hebben. Nadat u wijzigingen in een bestand hebt aangebracht, kunnen gebruikers in het menu Bestand> Downloaden selecteren om eventuele bewerkingsdocumenten op te slaan in de Office-indeling. Google biedt ook een extensie waarmee gebruikers Office-bestanden kunnen bewerken zonder ze naar het Google-formaat te hoeven converteren.

Zie ook: Google lanceert Chrome Enterprise, bedoeld om te integreren met meer bedrijfssystemen

Veiligheid

Als uw bedrijf afhankelijk is van Android - wat, laten we ons herinneren, 's werelds populairste telefoonplatform is - of Google Chromebooks, biedt G Suite een soepele koppeling met die hardwaresystemen. Als u werknemers voorziet van Android-telefoons die eigendom zijn van het bedrijf, biedt G Suite ook beveiligings- en beheertools waarmee u het apparaat op afstand kunt resetten en voorkomen dat het door iemand anders wordt gebruikt in het geval van diefstal of verlies.

Zie ook: Google voegt zakelijke beveiligingsfuncties toe voor G Suite

Er zijn zeker meer functies in Word, Excel, PowerPoint en andere Microsoft-aanbiedingen. Maar anders dan de zeldzame gelegenheid, hoe vaak mist u echt niet langer toegang tot die functies? De meeste mensen gebruiken maar een fractie van de toeters en bellen die Microsoft toch in zijn apps stopt.