Technologie leidt af, daar bestaat geen twijfel over. In plaats van elektronische gadgets toe te staan ​​uw aandacht af te leiden van belangrijker activiteiten op uw werkdag, kunt u deze gebruiken om uw focus te verscherpen.

Veel methoden voor tijdbeheer vereisen een multidagen-symposium om te beheersen. Een eenvoudig alternatief is de Pomodoro-techniek van Francesco Cirillo, die is vernoemd naar de kookwekker van 25 minuten in de vorm van een tomaat die Cirillo gebruikte om zijn focus te behouden tijdens zijn studie aan de universiteit in Rome.

In 25 minuten kun je het meeste leren van wat er te weten valt over de eenvoudige Pomodoro-benadering van timemanagement. Het gratis e-boek van Pomodoro Technique (PDF-download) duurt ongeveer zo lang om te lezen.

Samengevat: u somt de activiteiten van elke dag op en bepaalt het aantal "Pomodoros", oftewel 25 minuten durende tijdsblokken, die u aan elk van hen besteedt; je kunt de lengte van je pomodoros aanpassen, maar 25 minuten gevolgd door een pauze van 5 minuten lijkt voor veel mensen te werken. Na vier Pomodoros neemt u een langere pauze.

Terwijl u werkt, volgt u het aantal Pomodoros dat elke taak daadwerkelijk moet voltooien. Aan het eind van de dag vergelijkt u uw schatting met uw werkelijke resultaten voor elke taak. Gebruik die informatie om uw toekomstige schattingen te verbeteren.

De sprekende tomaat volgt uw werkdag

Er zijn verschillende programma's geschreven voor gebruik met de Pomodoro-techniek. Degene die ik heb afgehandeld is de gratis Pomodoro Timer, een open-sourceprogramma dat een tomatenpictogram in het systeemvak in Windows plaatst; het hulpprogramma is ook beschikbaar voor Mac en Linux.

Pomodoro Timer heeft geen documentatie of hulpinformatie, dus u moet het nemen of het achterlaten. Nadat u het programma hebt geïnstalleerd, klikt u met de rechtermuisknop op het tomatenpictogram in het systeemvak en kiest u Start Pomodoro. Je wordt gevraagd de Pomodoro een naam te geven. Klik op OK om de klok te starten.

Kies Instellingen in het rechtermuisknop-menu om het dialoogvenster te openen met opties voor het wijzigen van de duur van elke Pomodoro, het aanpassen van de programma-waarschuwingen en geluidseffecten (u moet 'Ticking-geluid' zeker uitschakelen), en uw naam een ​​naam geven en volgen Pomodoros.

Terwijl u werkt, telt de resterende tijd in de huidige Pomodoro af in het systeemvak in zwarte cijfers. Vink "Show time counter" aan in het Settings dialoogvenster om de resterende tijd weer te geven in een kleine pop-up onder het voorteken van het zwarte nummer.

Beheer van de aartsvijand van het tijdmanagement: onderbrekingen

Uiteraard zijn werkdagen vaak onvoorspelbaar. Onderbrekingen zijn soms intern, zoals de drang om uw e-mail te controleren en soms extern, zoals een rinkelende telefoon of een geïmproviseerde ontmoeting met uw baas. Onderbreek, pauzeer de Pomodoro door met de rechtermuisknop op het aftellen te klikken en Interrupt Pomodoro te kiezen. Als de onderbreking een taak wordt, neem deze dan op samen met de andere Pomodoros van de dag.

In je Pomodoro-logboek leg je vast hoe urgent en belangrijk elke interruptie blijkt te zijn, en als het geen van beide was, probeer het dan in de toekomst uit te stellen tot nadat je de taak hebt voltooid. Het doel is om uw vaardigheid om de tijd die verschillende taken vereisen te verbeteren.

Wanneer u klaar bent om weer aan het werk te gaan, kiest u Resume Pomodoro in het snelmenu.

Het e-book beveelt het gebruik van papier aan om de Pomodoros van elke dag te plannen en je voortgang en onderbrekingen van je werk vast te leggen. Natuurlijk kunt u net zo gemakkelijk een spreadsheet, databaserecord of tekstbestand gebruiken om uw werkactiviteit bij te houden. Ik gebruikte de standaard teksteditor van mijn pc om mijn Pomodoro-logboek te maken (klinkt als iets dat je zou zien naast de avocadodip op een feestje).

Als u statistieken over uw vroegere Pomodoros wilt bekijken, selecteert u Statistieken in het snelmenu. De Pomodoros worden vermeld op naam, einddatum en duur, samen met informatie over onderbrekingen. U kunt de items sorteren op elke kolom, maar u kunt de informatie niet exporteren, behalve dat u elk item afzonderlijk kopieert en plakt.

Ik heb een paar dagen doorgebracht met het opnemen en analyseren van Pomodoros. Het proces heeft niet op mijn werkdag plaatsgevonden. Omdat de meeste mensen hun werktijd plannen op basis van segmenten van een half uur, was het voorspellen van de tijd die elke taak zou duren intuïtief. Ik nam Pomodoros alleen op als ik achter mijn bureau zat en meestal op de computer. Andere mensen gebruiken deze om vergaderingen en veel van hun zakelijke telefoongesprekken te plannen.

Halve uur stappen bleek te kort voor mij. Ik verhoogde het interval tot 1 uur en de pauzetijd tot 10 minuten. Ik was al na 25 minuten langs de herinneringen van de pauze geblazen, maar ik was meestal klaar voor een korte adempauze na een uur of zo van het vaste werk.

Ik werk thuis, dus een onverwacht voordeel van het opnemen van mijn onderbrekingen was het besluit om het belsignaal op onze vaste lijn tijdens de werkdag te dempen. Ik vertrouw op mijn mobiele telefoon voor werk, dus bijna elke oproep op de vaste lijn van 9 tot 5 was een robo-call marketingpitch of afspraakherinnering. (Ons huisnummer is geregistreerd op elke do-not-call-lijst die er is, maar de ongewenste marketing-pitches blijven bestaan.)

Of u uw Pomodoros regelmatig plant en vastlegt of dit voor een korte tijd doet, u krijgt waarschijnlijk een veel beter begrip van hoe u uw werkdag werkelijk als resultaat hiervan doorbrengt. De informatie zal uw planning nauwkeuriger maken en kan ook wijzen op manieren waarop u onderbrekingen kunt minimaliseren en andere tijdwastafels kunt vermijden.