Als je ooit een privé-e-mail hebt verzonden naar een onbedoeld feest of bent vergeten een bijlage op te nemen in een zakelijke e-mail, ben je niet de enige.

Hier zijn negen tips voor het vermijden van algemene e-mail snafus:

1. Vergeten bijlagen

"Ik heb het document bijgevoegd voor uw beoordeling." "Oeps, nee dat heb ik niet gedaan." Vergeten bijlagen is zo gewoon dat Google's Vergeten Attachment Detector is afgestudeerd van Google Labs naar een permanente functie in Gmail. De beste manier om te voorkomen dat je vergeet bijlagen op te nemen, zelfs als je Gmail gebruikt (de vergeten bijlagedetector is niet waterdicht), is om het bestand bij te voegen voordat je begint met het opstellen van je e-mail. Als je wacht totdat je je e-mail hebt geschreven, kunnen je hersens naar je volgende taak gaan en de bijlage vergeten.

2. Blind carbon exemplaar

Je bent Cc'ing mensen waarschijnlijk gewend om samenwerking op het werk uit te nodigen. Maar soms is Bcc: de betere optie. Gebruik blind carbon copy wanneer u een lijst e-mailt van mensen die niets met elkaar te maken hebben. Als u bijvoorbeeld een nieuwsbrief verzendt, is het courant om deze naar uzelf te verzenden en Bcc: de ontvangers. Mensen kunnen hun e-mailadressen beschermen en willen niet dat ze worden geadverteerd aan iedereen op een massale e-maillijst. Als u een e-mail ontvangt van een afzender die Bcc: had moeten gebruiken, is het mogelijk om de functie voor te stellen zonder te klinken als een eikel. CNET Senior Editor Lori Grunin beveelt een vriendelijk antwoord aan, zoals: "Ik denk niet dat je dit naar iedereen wilt sturen. Wist je dat je adressen met Bcc kunt verbergen:?".

3. Emotionele of dronken e-mails

Het verzenden van een e-mail wanneer je overdreven emotioneel bent, of zelfs dronken, komt misschien terug om je te achtervolgen. Voor jou Gmail-gebruikers die denken dat je je beste e-mails na een paar drankjes schrijft, overwegen om Mail Goggles in Labs te activeren. Als je nuchter genoeg bent om een ​​paar wiskundevragen te beantwoorden, dan ben je klaar om te gaan. We kunnen allemaal baat hebben bij enkele best practices op het gebied van emotionele e-mail: als je de wens voelt om een ​​emotionele e-mail te sturen, doe het dan en schrijf het op om wat stoom af te blazen. Sla de e-mail op als een concept en wacht vervolgens 24 uur voordat je op Verzenden klikt. De kans is groot dat je je originele e-mail aanzienlijk zult bewerken of dat je deze volledig wilt verwijderen. En je zult blij zijn dat je gewacht hebt.

4. ALLE CAPS

Deze etiquettetip is echt van toepassing op alles op internet. Schrijven in alle hoofdletters komt over als schreeuwen en niemand wil er tegen worden geroepen. Bovendien is het moeilijk om iets te lezen dat in hoofdletters geschreven is. Google wilde de wereld van alle caps zo graag kwijtraken, ze hebben de Caps Lock-toets helemaal op hun Chromebooks weggelaten.

5. Controleer het adres automatisch aanvullen

Autocomplete kan erg handig zijn, maar heb je ooit een e-mail naar de verkeerde Ed, Jen of Bob gestuurd? Zorg dat autocomplete de juiste ontvanger heeft ingevuld voordat je op Verzenden drukt.

6. Vertrouw niet alleen op spellingscontrole

Uw browser of e-mail-app kan spellingfouten goed controleren, maar u moet uw e-mails altijd naslaan op grammatica. U hebt ook de mogelijkheid om uw e-mail naar Microsoft Word of iets dergelijks te kopiëren, een grammaticacontrole uit te voeren en deze vervolgens in uw e-mailprogramma te plakken.

7. Emoticons en internet steno

Emoticons zijn schattig en kunnen helpen bij het overbrengen van humor, verdriet, shock of andere emoties die anders moeilijk op te pikken zijn. Het opnemen ervan in zakelijke e-mails is echter waarschijnlijk geen goed idee. Als het duidelijk wordt dat de uitwisseling een meer losse toon aanneemt en de andere persoon ze vrijelijk gebruikt, ga ervoor, maar zorg ervoor dat elke zin niet met een smiley wordt onderstreept. Hetzelfde geldt voor internet-steno, zoals LOL, ROTFL en OMG.

8. Knip e-maildiscussies bij

Heen en weer e-mails kunnen ertoe leiden dat een vrij lang traject van e-mails wordt doorgestuurd en beantwoord. Overweeg ze bij te knippen naar de meest recente paar e-mails. Een gigantisch e-mailbericht ziet er rommelig uit en kan de lezer overweldigd maken. Je wilt ook voorkomen dat de thread per ongeluk wordt doorgestuurd naar iemand die niet bekend was met sommige van de vorige uitwisselingen.

9. Ongedaan maken (Gmail)

Als u een Gmail-gebruiker bent, is een bijzonder nuttige functie de functie Ongedaan maken. U kunt verwijderingen, archieven, labels en meer ongedaan maken, maar het nuttigst is Verzenden ongedaan maken. Ongedaan maken is je laatste verdedigingslinie tegen veel van de hierboven genoemde fouten. Schakel het in via Instellingen, onder Labs. Ga vervolgens naar Algemene instellingen en stel de annuleringsperiode in op 5, 10, 20 of 30 seconden. Als u geen Gmail-gebruiker bent, kunt u overwegen het veld Aan: in te vullen, net voordat u klaar bent om het te verzenden. Hiermee voorkomt u dat de e-mail per ongeluk wordt verzonden. Als je een Mac-gebruiker bent, bekijk dan de tips van Topher Kessler over het voorkomen van per ongeluk e-mails met OS X Mail.

Dat is het. Als je goede e-mail snafu-verhalen wilt delen, plaats deze dan in de reacties hieronder.