Hoewel grote opslagcapaciteiten van e-mailproviders de noodzaak om opslag tegenwoordig minder te beheren een probleem maken, zijn er soms momenten dat mensen opslaglimieten tegenkomen of duizenden berichten moeten wissen die hun inboxen overbelasten. Dit kan vooral het geval zijn als iemands opslagplan naar een kleiner niveau wordt gewijzigd, zoals het geval is met Apple's standaard iCloud-opslagplan voor mensen die overstapten van MobileMe.

Als u e-mailberichten wilt wissen om ruimte vrij te maken in uw postvak IN, kunt u dit handmatig doen door eerst op de kolom Grootte in Mail te klikken om uw berichten op grootte (inclusief bijlagen) te sorteren en vervolgens geleidelijk te verwijderen of verplaatsen naar een lokale mailbox om ruimte vrij te maken in uw account.

De tweede benadering is om uw berichten te archiveren en ze vervolgens uit uw inbox te verwijderen, wat u kunt doen door met de rechtermuisknop op de mailbox te klikken en Mailbox exporteren te kiezen en vervolgens uw oude berichten te verwijderen nadat u de mailbox hebt opgeslagen. Als alternatief kunt u uw berichten archiveren door een of meer te selecteren (of klik op een bericht in de lijst en druk op Command-A om ze allemaal te selecteren) en klik vervolgens met de rechtermuisknop of klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies Archief in het contextmenu, dat moet ze comprimeren en verplaatsen naar een Archief-mailbox op je Mac.

De laatste benadering is om uw berichten handmatig te archiveren met behulp van een mailregel die oude berichten naar een lokale mailbox verplaatst, waardoor de berichten uit uw online account worden verwijderd en lokaal op uw Mac worden opgeslagen. Deze benadering lijkt op archiveren, met de uitzondering dat u de soorten berichten kunt aanpassen die u wilt archiveren en waar u deze wilt opslaan, in plaats van een specifiek archiefpostvak te gebruiken. Hiertoe maakt u eerst een nieuw postvak (noem het 'Oude post', 'Archief' of iets dergelijks) en zorg ervoor dat het is gemaakt op de locatie Op mijn Mac. Ga vervolgens naar de voorkeuren van Mail en maak een nieuwe regel aan (noem het "Oude items" of iets dergelijks). Wijzig de voorwaarde vervolgens in "als aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan" en stel de voorwaarden in voor uw gearchiveerde berichten.

Hoewel u alle voorwaarden kunt kiezen die aan uw behoeften voldoen, kunt u berichten die ouder zijn dan een week of een maand oud archiveren. Hiertoe kiest u Elke bericht als een voorwaarde-item en kies vervolgens Datum ontvangen als de tweede voorwaarde en stel deze in op het specifieke tijdsbestek (dat wil zeggen, meer dan 30 dagen oud). Selecteer vervolgens Bericht verplaatsen in het gedeelte Acties en kies het nieuw gemaakte postvak op uw Mac om ze naar te verplaatsen.

Wanneer u klaar bent, slaat u de regel op door op OK te klikken; u kunt nu elke selectie van e-mailberichten archiveren door de regel erop uit te voeren. Het enige voorbehoud van deze benadering is dat regels alleen automatisch op nieuwe berichten worden uitgevoerd; Daarom moet u, om deze regel te laten werken aan bestaande berichten, deze handmatig aanroepen op een aantal berichten. Om dit voor alle berichten in een mailbox te doen, kiest u een mailbox en drukt u op Command-A om alle berichten erin te selecteren, gevolgd door Regels toepassen in het menu Berichten (of drukt u op Option-Command-L) en alle berichten die ouder zijn dan vallen in het opgegeven tijdsbestek van de regel moet worden verplaatst van het huidige postvak naar het opgegeven archiefpostvak.