Het PDF-formaat wordt meestal gebruikt om elektronische formulieren en andere documenten te verstrekken, en vaak moet u deze invullen en ze voor verwerking indienen. Vaak krijgen dergelijke PDF's formuliereigenschappen waarin u op verschillende velden kunt klikken om ze te bewerken en de nodige informatie in te voeren; Dit is echter vaak niet het geval, en degenen die het formulier verspreiden, hebben het eenvoudigweg als een basis en blijkbaar niet-bewerkbare PDF.

In deze gevallen is het mogelijk dat u de PDF afdrukt, deze handmatig invult en vervolgens in uw systeem scant om deze in te dienen; dit hoeft echter niet altijd te gebeuren. Een aantal programma's, waaronder Apple's standaard PDF-handler "Preview", bieden de mogelijkheid om een ​​PDF-document te markeren, en u kunt dit gebruiken als middel om een ​​anderszins statisch PDF-formulier in te vullen.

Als de PDF in Voorvertoning is geopend, schakelt u eenvoudigweg de bewerkingsbalk in door op Shift-opdracht-A te drukken of door op de knop Werkbalk bewerken op de standaardwerkbalk Voorbeeld te klikken. Nu kunt u op de teksttool klikken en vervolgens op het PDF-document klikken of slepen om een ​​nieuw tekstvak te maken. U kunt dan de gewenste tekst toevoegen, de lettergrootte, de kleur en het lettertype instellen en vervolgens het formaat van het kader aanpassen om het in het formulier naar wens te positioneren.

Herhaal deze stappen voor alle gebieden waar u het formulier wilt invullen en u kunt het formulier zelfs ondertekenen met de handtekeningfunctie van Apple om uw handtekening te maken en deze toe te passen op elke geopende PDF.

Wanneer het formulier compleet is, kunt u het opslaan en e-mailen, of de Apple's PDF naar PDF-opties gebruiken om het rechtstreeks naar een e-mail te verzenden zonder een tussenbestand in de Finder te hoeven beheren.