Naarmate uw e-mailinbox vult, kan het moeilijk zijn om de belangrijke berichten te onderscheiden van de berichten die u later kunt lezen - of helemaal niet. Een manier om persoonlijke e-mails van onpersoonlijke berichten te identificeren is door het aantal ontvangers. Door berichten die alleen naar u zijn verzonden te markeren, loopt u minder kans om e-mail te missen die uw onmiddellijke aandacht vereist.

In november vorig jaar heb ik beschreven hoe meerdere e-mailaccounts kunnen worden samengevoegd en georganiseerd met behulp van filters en labels. Dit kan helpen minder belangrijke berichten uit je inbox te halen en naar mappen die je op je gemak kunt bekijken.

Maar niet alle niet-gefilterde berichten zijn persoonlijk aan u geadresseerd. Door de voorwaardelijke opmaak van Microsoft Outlook 2010 en de "persoonlijke niveau-indicatoren" van Gmail krijgt u een kraaltje van deze gepersonaliseerde berichten door in een oogopslag aan te geven of uw adres in het veld Aan: het enige adres is of dat de e-mail naar meerdere ontvangers is verzonden.

Het uiterlijk van persoonlijk geadresseerde e-mail wijzigen in Outlook 2010

U kunt de Conditional Formatting-functie van Outlook 2010 gebruiken om het uiterlijk van berichten die aan specifieke kenmerken voldoen te veranderen. Om de functie te openen, klikt u op het tabblad Weergave op het lint, selecteert u Instellingen helemaal links op het lint en kiest u Voorwaardelijke opmaak in het dialoogvenster Instellingen geavanceerde weergave.

Klik op Toevoegen om een ​​nieuwe regel te maken, geef de regel een naam (zoals 'Alleen voor mij') en kies de knop Conditie. Controleer in het filterdialoogvenster "Waar ik ben" en selecteer "de enige persoon op de regel Aan" in het vervolgkeuzemenu aan de rechterkant. Klik op OK om het filter te maken.

Terug in het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak, markeer de nieuwe regel (als dit nog niet het geval is). Klik vervolgens op de knop Lettertype en kies een lettertype, -grootte en -kleur zodat het gemakkelijk is om berichten te identificeren die voldoen aan de regel die u zojuist hebt gemaakt. Voor mij doet een opvallende kleur (kastanjebruin) de slag.

Klik tweemaal op OK om de dialoogvensters te sluiten en terug te keren naar uw Postvak IN, waar de berichten "alleen voor mij" verschijnen in het formaat dat u zojuist hebt opgegeven. U kunt andere regels voor voorwaardelijke opmaak maken om berichten te identificeren waarin uw adres wordt weergegeven in het veld Cc of in het veld Aan bij anderen. Ik vond het echter voldoende om slechts één type bericht in kleur te coderen om te voorkomen dat ik moest onthouden wat meerdere kleuren of opmaak aangeven.

Geef Gmail-berichten een persoonlijke indicator

Persoonlijke e-mailberichten in één oogopslag bekijken in Gmail is een koud kunstje wanneer u de persoonlijke niveau-indicatoren van de service activeert. Met deze functie plaatst u een enkel vierkant links van de berichtonderwerpen in uw postvak IN om aan te geven dat e-mail naar uw adres is verzonden in plaats van naar een mailinglijst en een dubbele chevron naast de onderwerpen van berichten die alleen naar uw adres zijn verzonden.

Als u de persoonlijke niveau-indicatoren van Gmail wilt zien, klikt u op Instellingen in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster van Gmail, kiest u het tabblad Algemeen (dit is waarschijnlijk de standaardweergave) en bladert u naar 'Persoonlijke niveau-indicatoren', die net onder de optie Handtekening verschijnt. Selecteer "Indicatoren weergeven" en klik op de knop Wijzigingen opslaan onder aan het venster.

De punthaken worden weergegeven in de 'Belangrijke' indicator van Gmail, die is bedoeld om prioriteitsboodschappen te markeren op basis van de regels van Gmail. Beweeg de cursor over de indicator om de reden van Gmail voor het markeren van het bericht als belangrijk te zien.

De criteria omvatten berichten die rechtstreeks naar u zijn verzonden, de woorden in de berichten, de mensen in het gesprek, uw neiging om berichten met dat label te lezen of (mijn favoriet) volgens 'onze magische saus'. Kan ik daar friet mee krijgen?