Je hebt geen tijd om de honderden meningen van experts te doorzoeken over hoe je een weggelopen inbox kunt beteugelen. Dat is waarom ik het sorteren voor je deed.

Terwijl ik me een weg baande door een tiental van deze strategieën om e-mailproductiviteit te verbeteren, ontstond een thema: houd het kort.

In die geest en zonder verder uitstel zijn hier de belangrijkste suggesties van productiviteitsgoeroes om e-mailruimten te vermijden.

Laat je inbox je planning niet instellen

Ik ben een van die mensen die zijn inbox bezoekt voordat ik koffie drink of 's morgens een krant open (denk aan kranten?). Dat is waarom de eerste tip aangeboden door Audrey Thomas van OrganizedAudrey.com, gooide me voor een lus, wacht een uur op uw werkdag voordat u uw e-mail checken.

Omdat velen van ons communiceren met mensen ver buiten onze tijdzone, is deze suggestie moeilijk te volgen. De laatste van de 10 tips van Audrey is er echter een die ik van harte onderschrijf (met één kwalificatie): schakel alle e-mailmeldingen uit. Immers, wie is de baas, jij of je inbox?

De kwalificatie is dat je misschien waarschuwingen wilt instellen voor e-mails die je ontvangt van mensen die je mogelijk een dringend bericht sturen. In dat geval kunt u een regel maken die u via een sms-bericht waarschuwt wanneer u e-mail van die persoon ontvangt (ik zal dit proces in een volgend bericht uitleggen) of een service gebruiken zoals AwayFind.

Ik heb in november 2012 beschreven hoe ik AwayFind moest gebruiken in een bericht met de titel "Hoe meld ik de stilte op smartphones en tablets" (scroll naar de onderkant van het bericht voor informatie over de app). AwayFind kost $ 5 per maand voor één e-mailaccount en $ 15 per maand voor maximaal vijf accounts; Zowel de persoonlijke als de pro-accounts worden geleverd met gratis proefperioden van 30 dagen.

Vijf-zin regel bespaart uw tijd en die van hen

Net zoals er mensen zijn die houden van het geluid van hun eigen stem, geloven velen van ons dat de ontvangers van onze berichten ons e-mailproza ​​vinden. Niet zo. Ondernemer Stephanie Vozza noemt de e-mailregel van vijf zinnen een 'productiviteitsredderbreker'.

Vozza beveelt aan om een ​​postscript aan de onderkant van je berichten te plaatsen met de tekst: "Om je tijd te sparen en die van mij, beperk ik al mijn antwoorden tot vijf of minder zinnen." In feite is de regel met vijf zinnen niet alleen van toepassing op antwoorden. Vozza citeert seriële ondernemer Guy Kawasaki: "Minder dan vijf zinnen zijn vaak bruusk en onbeschoft, meer dan vijf zinnen verspillen tijd."

Kawasaki vindt dat e-mails vijf vragen moeten beantwoorden: wie je bent, wat je wilt, waarom je vraagt, waarom de ontvanger moet doen wat je vraagt ​​en wat de volgende stap is. De enige uitzondering op de regel met vijf zinnen is wanneer je iemand looft. Dan suggereert Kawasaki dat je "zo lang doorgaat als je wilt".

TLA's kunnen RTS's zijn (real-time spaarders)

Een van de beste manieren om uw boodschap in minder tijd over te brengen, is om deze in de onderwerpregel samen te vatten met TLA's (driekletterige acroniemen). Inc.'s Les McKeown "ontleedt" de onderwerpregel van e-mail in "Sleutel tot productiviteit per e-mail? Betere onderwerpregels."

Wanneer een antwoord van twee of drie woorden volstaat, of eenvoudigweg om de ontvangst van een bericht te bevestigen, kunt u antwoorden zonder het oorspronkelijke bericht en de onderwerpregel beginnen met "Got it; will do (eom)" om de ontvanger aan te duiden. t open het bericht. Naast "eom" (einde van het bericht), stelt McKeown verschillende andere subject-line TLA's voor: NRR (geen antwoord vereist), J / N (ja / nee vraag), RB [T] (antwoord op een bepaalde tijd / datum ), AB [T] (actie op een bepaalde tijd / datum) en PYR (per jouw verzoek), wat voor mij te voor de hand liggend lijkt, en misschien zelfs een beetje vals.

Om te archiveren of niet om te archiveren?

Veel e-mailproductiviteitsexperts dringen erop aan dat u ervoor zorgt dat uw inbox aan het einde van elke werkdag leeg is. Ik neem de tegenovergestelde benadering: mijn inbox is mijn doorzoekbare berichtenarchief. Ik erken echter zonder meer de voordelen van een georganiseerd mail-opslagsysteem.

De sleutel tot een dergelijk systeem is om mappen te maken waarin u berichten plaatst op basis van verschillende criteria. George Kao van Medium.com heeft een e-mailsysteem van zeven categorieën bedacht waarvan hij beweert dat het alle berichten ontvangt die je waarschijnlijk ontvangt.

Vanuit het oogpunt van productiviteit is de belangrijkste van de zeven categorieën van Kao de eerste: niet nodig om te antwoorden of te lezen, wat voor mij gelijk is aan "verwijderen". De andere categorieën zijn bestandsverwijzingen, optioneel antwoord, optioneel lezen, vereist antwoord vandaag, vereist antwoord later en follow-up. Kao wijst erop dat sommige van deze categorieën subcategorieën vereisen.

Gerelateerde verhalen

• Dropbox wordt spraakzaam en koopt werkplek-chatdienst Zulip
• WhatsApp CEO: We zullen uw privacy voor Facebook niet schaden
• Verwijder en beheer oude berichten in Mail
• Twitter heeft naar verluidt een plan om berichten van snooping te beveiligen

Als zeven categorieën post voor u te veel zijn, adviseert Susan Adams van Forbes de 'driestarende' postbeheeraanpak van productiviteitsexpert Mark Hurst: irrelevant, relevant maar niet uitvoerbaar en uitvoerbaar.

In de eerste categorie zijn spam en "reply-all" -berichten, waarvan Hurst zegt dat je deze onmiddellijk moet verwijderen. Mail in de tweede categorie moet volgens Hurst worden gearchiveerd. Dit laat alleen de berichten achter die Hurst 'werk' noemt, en raadt u aan naar een map 'te doen' te gaan.

Jaren geleden vertelde een ervaren officemanager dat de sleutel tot papieren bestandsbeheer was om elk bestand zo vaak als nodig, en bij voorkeur slechts één keer, af te handelen. Als u uw e-mail uit uw Postvak IN verplaatst naar een map die u later wilt openen, voegt u een stap toe aan uw e-mailbeheer. Maar als een lege inbox je doel is, is het systeem van Hurst ongeveer net zo eenvoudig en ongecompliceerd als ze zijn.

Een ander Forbes-artikel dat deze week is gepubliceerd en geschreven door Cathie Ericson biedt 5 manieren om de controle over uw e-mailinbox te nemen. Ericson citeert Marsha Egan van InboxDetox.com als aanbeveling dat u uw e-mail slechts drie keer per dag controleert: het eerste in de ochtend, na de lunch en aan het einde van uw werkdag. Indien nodig, zegt Egan, kunt u e-mailcontroles halverwege de ochtend en halverwege de middag toevoegen.

Egan raadt ook aan om te voorkomen dat je je e-mailapp opent wanneer je "op de vlucht" bent, omdat je wilt wachten tot je de tijd hebt om opzettelijk te reageren. Bovendien waarschuwt ze ervoor dat ze uw inbox niet vóór het naar bed gaan doorlezen, want als u op een heldere monitor kijkt, kunt u niet snel in slaap vallen.

Denk na voordat je antwoordt of helemaal niet antwoordt

Verschillende e-mailexperts waarschuwen ervoor dat berichten niet meteen worden beantwoord als dat niet nodig is. Zoals Medium.com's George Kao opmerkt: 'afstand schept perspectief'.

Houd er ook rekening mee dat e-mail voor sommige berichten mogelijk niet het meest effectieve medium is. Wanneer je merkt dat je tegen de regel van vijf zinnen aanloopt, is het misschien tijd om de telefoon op te nemen of, als de persoon in de buurt is, persoonlijk langs te komen om je bericht af te leveren. Omgekeerd kan een sms het beste zijn voor korte aantekeningen die direct moeten worden gelezen of beantwoord.

Hoewel dit niet direct betrekking heeft op de productiviteit, is een andere tip die door e-mailbeheerders wordt herhaald om de toon van uw bericht 'positief en vriendelijk' te houden. Zoals met alle elektronische communicaties, vallen ironie en andere pogingen tot humor vaak plat zonder de juiste stemverbuiging of persoonlijke gebaren en uitdrukkingen. Dat is nog een reden om na te denken over het oppikken van de telefoon of langskomen om je boodschap in het echt te verspreiden.