Doorzoekbare scanners kunnen dit belastingseizoen je beste vriend zijn

Als u het type persoon bent dat al uw bonnetjes in een schoenendoos gooit en het dan ten diepste betreurt wanneer het belastingseizoen komt (zoals ik!), Wilt u misschien een doorzoekbare scanner.

Doorzoekbare scanners zijn, nou ja, scanners, maar ze hebben een aantal speciale talenten. Ze kunnen automatisch een hele stapel bonnen en ander papier scannen. Nadat ze een document hebben gescand, veranderen deze thuiskantoorhulpmiddelen de informatie in een doorzoekbaar PDF-bestand en plaatsen het in een computermap zodat u het later gemakkelijk kunt vinden wanneer u aan het doen bent.

Functies om naar te zoeken

Er zijn veel verschillende merken doorzoekbare scanners op de markt, maar er zijn een aantal functies waar u op moet letten:

Draadloos is het beste. Hiermee kunt u de scanner overal in uw thuiskantoor plaatsen zonder een spoor van lelijke koorden.
Kies een scanner met vellen die een automatische documentinvoer (ADF) heeft, want niemand wil elk document handmatig scannen. Veel doorzoekbare scanners - zoals de Xerox DocuMate 3220-vellen scanner - kunnen automatisch maximaal 50 documenten invoeren en scannen.
Controleer de duty cycle rating. Dit is het aantal scans dat een apparaat in één dag kan maken. Sommige scanners hebben een inschakelduur van ongeveer 1.000 scans, terwijl andere scanners 2500 scans kunnen raken.
Zorg ervoor dat het meerdere documentformaten ondersteunt. Kwitanties zijn er in alle formaten, dus het is belangrijk om een scanner te vinden die niet alleen A4-, A5-, A6-, B5-, B6-, Letter- en Legal-formaat papier invoert, maar ook feed-opties voor visitekaartjes en aangepaste formaten.
Controleer op telefoonmogelijkheden. Sommige scanners - zoals de ScanSnap iX500 Color Duplex Scanner - kunnen scans draadloos naar uw telefoon verzenden.
Zorg ervoor dat de scanner dubbelzijdig kan scannen, zodat beide zijden van een document tegelijkertijd kunnen worden vastgelegd. Deze functie bespaart u veel tijd.

Wat te doen als u een gewone scanner hebt

Als je al een gewone scanner hebt en niet nog een andere gadget wilt kopen, heb je goed nieuws. U kunt uw gewone PDF-documenten doorzoekbaar maken door de instellingen op uw scanner te wijzigen zodat het documenten in PDF-vorm opslaat.

Download vervolgens de abonnementsversie van Adobe Acrobat Reader DC ($ 15, £ 15 of AU $ 22 per maand) en gebruik de Enhance-optie in het menu Tools . Als u een oudere versie van Acrobat heeft, kunt u deze instructies gebruiken om doorzoekbare PDF's te maken.

Update, 5 maart : dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 19 januari 2016 en is bijgewerkt.