Niet veel mensen gebruiken slechts één computer. Sterker nog, de meesten van ons springen in de loop van een werkdag van machine naar machine.

De beste manier om ervoor te zorgen dat u toegang heeft tot uw belangrijke bestanden vanaf een van de verschillende machines in uw digitale leven, is door de bestanden online op te slaan. Als u Google Docs als uw online bestandsrepository gebruikt, helpen deze tips uw werkdag te verkorten.

Stuur een gezipte kopie van al je Google Docs-bestanden naar je harde schijf

De meeste pc-gebruikers maken een back-up van hun belangrijke bestanden door ze naar een optische schijf of USB-opslagapparaat te kopiëren of door ze naar een online opslagdienst te uploaden. Online-back-ups werken nu ook andersom.

Als u al uw Google Documenten-documenten, spreadsheets, presentaties en andere bestanden naar uw pc wilt downloaden in een enkel gecomprimeerd bestand, selecteert u een bestand en klikt u op Meer> Downloaden. Kies "Alle items" en controleer een bestandstype of "Niet downloaden (overslaan)" in de vervolgkeuzemenu's voor elke bestandscategorie. U kunt ook alle indelingen wijzigen in MS Office, Open Office of PDF.

Het vergde minder dan een minuut om 300 bestanden - voornamelijk Word-documenten en Excel-spreadsheets - te comprimeren en te downloaden naar een 68 MB ZIP-bestand. Als u liever niet wilt wachten totdat de download is voltooid, klikt u op 'E-mail als u klaar bent' om Google een link naar u te laten sturen wanneer het bestand beschikbaar is om te downloaden.

Gebruik Google Docs autocorrectie om typen te bewaren

De teksteditor van Google Documenten suggereert correcties voor verkeerd gespelde woorden: klik met de rechtermuisknop of Command-klik op het woord, kies 'Altijd corrigeren' en selecteer de juiste spelling uit de voorgestelde termen.

U kunt ook snelkoppelingen maken voor veelgebruikte tekst, zoals uw naam, titel, werkgever of een andere vaak herhaalde term. Klik hiertoe op Extra> Voorkeuren, voer de sneltoetsen in het vak Vervangen in en selecteer de gewenste tekst in het vak Aan. Wanneer u nu die tekststring invoert, gevolgd door een spatie, zal de langere boilerplaat verschijnen.

Als u wilt voorkomen dat Google Documenten automatisch breuken, ellipsen, copyright- en handelsmerksymbolen en andere speciale tekens maakt, verwijdert u het vinkje uit het item in de lijst Voorkeuren of klikt u op de x naar rechts om het item te verwijderen.

Toetsenbordsnelkoppelingen speciaal voor Google Docs

De meesten van ons kunnen zich een tiental toetsenbordsneltoetsen herinneren die we regelmatig gebruiken. In een bericht uit 2008 beschrijf ik hoe je een tekstbestand kunt maken met een lijst van tientallen combinaties van toetsaanslagen, dus de enige sneltoets die je moet onthouden, is degene die je toewijst om dat bestand te openen.

Als u de Google Documenten-versie van dit sneltoetswerkblad wilt openen, drukt u op Ctrl (of Command op een Mac) en / (schuine streep naar voren). U kunt ook deze toetscombinaties van Google Documenten toevoegen aan uw hoofdsnelkoppelingslijst:

Ctrl-Shift-C : bekijk een aantal woorden

Ctrl-Shift-Y : bekijk de definitie van het geselecteerde woord

Ctrl-; (puntkomma): ga naar het volgende verkeerd gespelde woord

Alt-Shift-F : Ga naar de menubalk

Ctrl- \ (backslash): formattering wissen

Bonustip: als u uw weergave in Google Documenten wilt maximaliseren, voert u Ctrl-Shift-F in om de weergave op het volledige scherm te activeren. Klik op Beeld> Volledig scherm om de bedieningselementen te verbergen. Druk op Esc om de bedieningselementen weer te geven en druk nogmaals op Ctrl-Shift-F om terug te gaan naar de normale weergave.

Maak bestanden toegankelijk voor iedereen of alleen genodigden

Alle bestanden die u op Google Documenten opslaat, zijn standaard privé. Als u een bestand wilt delen, klikt u er met de rechtermuisknop op en kiest u Delen. Vanuit dit menu kunt u het bestand verzenden als e-mailbijlage, een e-mail sturen naar de bijdragers die u aanwijst, of opnieuw Delen kiezen om het dialoogvenster "Instellingen delen" te openen.

Klik op Wijzigen onder 'Wie heeft toegang' om het bestand openbaar te maken (toegankelijk voor iedereen op internet) of beschikbaar voor iedereen met een link naar het bestand. Voor deze twee opties is geen aanmelding vereist en kunt u aangeven of kijkers het bestand ook kunnen bewerken.

U kunt het bestand ook privé houden, maar delen met alleen de personen die u aanwijst. Voor deze instelling moeten medewerkers zich aanmelden om toegang te krijgen tot het bestand. Klik in het tekstvak "Mensen toevoegen" en voer een e-mailadres in of selecteer items uit uw contactenlijst.

Standaard kunnen de mensen met wie u deelt ook het bestand bewerken. Klik op "Kan bewerken" aan de rechterkant om ze te beperken tot opmerkingen of alleen om het document te bekijken. U kunt ook de inhoud van het bestand in het bericht plakken en uzelf een kopie sturen.