Met technologie die steeds meer verweven is met alle aspecten van het bedrijfsleven, kan CNET @ Work u helpen - prosumenten voor kleine bedrijven met minder dan vijf werknemers - aan de slag gaan.

Hoewel elk klein bedrijf anders is, zijn er een aantal toepassingen die bijna elk klein bedrijf nodig heeft.

Deze toepassingen worden meestal gebundeld in 'office-suites' en bestaan ​​uit e-mail, agenda, tekstverwerking en spreadsheet. Ze komen soms met andere hulpmiddelen, zoals een presentatiemanager, een database of formulierenbeheerder en meer. Een van deze kantoorsessies is Microsoft Office, dat nu voornamelijk als Office 365 wordt verkocht. Een andere is Google's G Suite.

• Vijf factoren waarmee u rekening moet houden bij uw verhuizing naar Office 365 | Microsoft Office 2016: kopen versus abonneren

Jarenlang werd de Office Suite-markt gedomineerd door Microsoft in de vorm van zijn Microsoft Office-productsuite. Voordat we een mobiele en webgerichte wereld werden, moesten de mensen de apps installeren op hun individuele computers, hetzij door een CD-ROM in te plaatsen (helemaal terug in de dag), een DVD (terug in de dag), of door het downloaden en een installatieprogramma starten.

Het lijdt geen twijfel dat de desktoptoepassingen van Microsoft Office krachtig en capabel waren, maar ze waren voor veel gebruikers overdreven, angstaanjagend complex en een voortdurende onderhouds- en licentiebeheeruitdaging.

Microsoft Office is er nog steeds. In feite is het een van de meest succesvolle producten in de geschiedenis. Het begon als een bundel in 1990, maar de kernapplicaties, zoals Word en Excel, zijn 35 jaar geleden in 1983 gelanceerd.

Waarom spreek ik over Office wanneer dit een G Suite-artikel is? Office is de 800-pond gorilla in deze ruimte. Om te begrijpen waar G Suite mogelijk geschikt is voor uw bedrijf, is het handig om wat perspectief te hebben over Office.

De meeste kleine bedrijven zullen over het algemeen kiezen voor Office 365 of G Suite. Ik gebruik beide omdat ze allebei goedkoop genoeg zijn tegen kleine zakelijke tarieven. Ik heb verschillende client-projecten waarvoor verschillende tools nodig zijn en ik heb favoriete functies die ik gebruik van beide producten.

Ik geef regelmatig grote presentaties, vaak met 60-70 dia's of meer, en ik doe die in de desktopversie van PowerPoint. De webcast-software die we gebruiken neemt alleen PowerPoint-dia's in en ik heb 20 jaar spiergeheugen om ze te doen.

Maar ik gebruik ook G Suite.

ZDNet: we hebben 24 cloudservices voor je bedrijf gevonden die je zeker wilt proberen

G Suite heeft de standaard office-apps

Ik gebruik Gmail als mijn primaire communicatiemiddel en leef er voortdurend in. In 2014 ben ik overgestapt van desktop-Outlook naar Gmail en heb ik de verhuizing nog geen moment betreurd.

Voor mij is Gmail de kern van G Suite. De drie grootste voordelen zijn dat het overal beschikbaar is, ik hoef me geen zorgen te maken over waar mijn e-mailbestand zich bevindt (wat in de tijd van Outlook een probleem was) en de doorzoekbaarheid is uitstekend.

Ik heb 18 GB e-mail, dit gaat terug tot 1997. Toen ik naar Gmail verhuisde, verplaatste ik al mijn Outlook-berichten naar mijn Gmail-e-mailarchief. Dus ook al ben ik pas sinds 2014 actief in Gmail, ik kan al mijn e-mailgeschiedenis in 21 jaar na ongeveer een seconde doorzoeken.

Omdat ik weet dat sommigen van jullie gaan vragen, heb ik een dienst gebruikt genaamd YippieMove (serieus, dat is hun naam). Het duurde ongeveer een week, maar al mijn berichten werden perfect overgebracht van mijn Office 365-account naar Gmail.

Buiten Gmail zijn dit de standaard-apps die bij G Suite worden geleverd:

• Agenda: omdat Agenda meerdere kalenders zo goed beheert, is dit mijn go-to-tool voor het blokkeren van tijd voor projecten

• Documenten: de tekstverwerker van G Suite

• Bladen: een spreadsheet

• Dia's: een standaard presentatiepakket

• Keep: een geweldige tool voor het nemen van notities

• Sites: een website builder

• Formulieren: een hulpmiddel voor het bouwen van snelle, maar verrassend krachtige vormen

• Hangouts: een chatprogramma dat lijkt op Slack

• Hangouts Meet: hangouts-videovergaderingen

Om eerlijk te zijn, deze zakelijke kern-apps van G Suite zijn wat ik 'goed genoeg' zou noemen. Voor de meeste gebruikers zijn Docs, Sheets en de rest voor de meeste toepassingen geweldig.

Dat gezegd hebbende, als u een krachtige spreadsheet-gebruiker bent die wiskundige modellering op hoog niveau uitvoert, wilt u waarschijnlijk Desktop Excel. Als u een boek schrijft dat met een productiesysteem moet werken, wilt u misschien Microsoft Word of een traditioneel desktoppublicatiepakket. Zoals ik al zei, produceer ik gigantische presentaties, dus de desktopversie van Microsoft PowerPoint is de enige manier voor mij om te gaan.

Het overgrote deel van de gebruikers is echter geen krachtige gebruiker met zeer specifieke, diepgaande, edge-case-behoeften.

De eenvoud van G Suite heeft een sterke aantrekkingskracht. Nick Leffler, eigenaar van het in Californië gevestigde Exprance, een digitaal marketingbedrijf, vertelde me: "Ik gebruik G Suite al vele jaren en het was geweldig bij elke stap, in plaats van het inpakken in nutteloze functies die dingen compliceren ( zoals Office 365) het is schoon en eenvoudig. "

Nick koos G Suite omdat: "Het is bekend terrein voor de meeste mensen, dus er is geen leren doen, het blijft gewoon uit de weg en krijgt de klus geklaard."

Waarom zou u betalen voor G Suite als de apps van Google gratis zijn?

De meeste mensen weten dat Gmail en de verschillende Google-apps zoals Documenten en Spreadsheets gratis beschikbaar zijn. Waarom zou iemand dan betalen in de vorm van G Suite?

G Suite is ontworpen om een ​​verscheidenheid aan bedrijfsgerichte functies en mogelijkheden te bieden. Ik zal later dieper ingaan op de meeste van deze functies, maar hier volgt een kort overzicht van waarom u misschien een G Suite-abonnement wilt kopen in plaats van de Google-consumentenversies van zijn apps te gebruiken:

• G Suite biedt gebruikersbeheer en beheerkenmerken voor meerdere gebruikers.

• G Suite voegt enkele zeer interessante functies voor veilig en privé-samenwerking toe.

• Met G Suite kunt u uw opslag aanzienlijk vergroten.

• G Suite biedt verschillende niveaus van auditing en zakelijke eDiscovery.

• G Suite biedt u de mogelijkheid om uw eigen e-maildomein te gebruiken.

• Met G Suite kunt u een nummer kiezen en een daadwerkelijke, nuttige persoon voor menselijke ondersteuning krijgen.

Sommige hiervan zijn ongelooflijk nuttig. Persoonlijk waardeer ik de toegevoegde opslag, het gepersonaliseerde e-maildomein en ondersteuning. Welke kenmerken van uw bedrijf zullen afhangen van wat u nodig hebt.

Ik heb sociale media gepingd en heb mensen gevraagd hoe ze G Suite gebruiken. Samantha Avneri is Marketing Director bij Regpack, een online registratiesoftwarebedrijf met minder dan 30 werknemers.

Ze vertelde me: "We gebruiken G Suite-hulpprogramma's uitgebreid in ons bedrijf om aan de slag te blijven en samenwerkingsdocumenten op één plaats te bewaren, gemakkelijk te bewerken en gemakkelijk te doorzoeken en te vinden." Ze vertelde me verder: "Documenten zijn van onschatbare waarde voor mijn projecten voor contentmarketing en Sheets is de enige manier waarop ik rapporten, budgetten en meer upload, bewerk en deel."

Anita Williams Weinberg is Principal and Creative Director bij het in Seattle gevestigde VerbStudios, een creatief bureau. Anita vertelde me: "Mijn team maakt veel gebruik van G Suite-producten, omdat we veel met startups werken. Velen zijn bootstrapping-blockchain-, AI- of IoT-bedrijven, dus de Google-oplossing is echt superkosteneffectief voor hen."

Over kosteneffectiviteit gesproken, laten we praten over prijzen.

Prijzen van G Suite zijn duidelijk en begrijpelijk

Office 365-prijzen kunnen verwarrend zijn - verwarrend op Microsoft-niveau. Er zijn zoveel verschillende Office-abonnementen - afhankelijk van of u een individu, een klein bedrijf, een onderneming of een aantal bestaande Windows-licenties of een Azure-plan bent - dat het bijna onmogelijk is om alle opties in één exemplaar te beschrijven artikel.

G Suite heeft daarentegen drie plannen: Basic, Business en Enterprise. Hier is een snel overzicht:

• Basic is $ 5 / maand per gebruiker. Je krijgt alle apps 30 GB opslagruimte per gebruiker.

• Bedrijf is $ 10 / maand per gebruiker. U krijgt 1 TB opslag per gebruiker. Als je vijf of meer gebruikers hebt, krijg je eigenlijk onbeperkte opslagruimte. Ik zal hieronder meer over praten. Het voegt ook een eDiscovery-mogelijkheid toe.

• Enterprise is $ 25 / maand per gebruiker. Enterprise-plannen worden geleverd met alles in het bedrijfsplan, samen met een groot aantal beheer- en beheertools op ondernemingsniveau.

Dat is een van de dingen die ik heel goed vind aan G Suite. Het is duidelijk en begrijpelijk.

G Suite is online en vereist geen installatie

Office 365 is een interessant product, omdat het een hybride is. Wanneer u een Office-abonnement koopt, krijgt u toegang tot de downloadbare volledige versies van de Office-kernapps (welke apps afhankelijk zijn van welk abonnement), samen met meer beperkte versies van de apps voor mobiel en internet.

G Suite is wat wij geeks een SaaS-app noemen, voor Software as a Service. U abonneert zich op G Suite in plaats van het te kopen. In tegenstelling tot oude, installeerbare software zoals de kern Office-apps, installeert u G Suite niet op uw computer. In plaats daarvan logt u gewoon in op uw G Suite-account (net zoals u inlogt bij Gmail).

Er zijn enkele mobiele apps die u op uw telefoon kunt installeren en er is een offline modus, zodat u in G Suite aan projecten kunt werken zonder verbonden te zijn met internet. Dat is handig als je reist. Hoewel, persoonlijk, wanneer ik mijn internetverbinding verlies, zit ik daar gewoon en jammerlijk te jammeren totdat de bits weer beginnen te stromen.

Candy Bellau is de eigenaar van Kramerica Business Solutions LLC, een accountants- en zakelijke dienstverlener in Metairie, Louisiana, net buiten New Orleans. Ze vertelde me: "Ik ben dol op G Suite, alles is met elkaar verbonden, e-mail, agenda, foto's, autorijden, werkbladen., Het is er allemaal, ik heb toegang tot alles wat ik nodig heb van mijn laptop, telefoon of computer. is inloggen. Voor mijn bedrijf en mijn leven maakt het dingen zoveel gemakkelijker. "

G Suite Gmail, Agenda en uw eigen e-maildomein

Een van de voordelen van G Suite is dat u uw eigen, persoonlijke domein kunt instellen als uw e-mailserver. Dat betekent dat u e-mailadressen met adressen meer uniek kunt hebben dan [email protected]. In plaats daarvan kunt u e-mail ontvangen en verzenden als [email protected].

Met Gmail voor consumenten kunt u ook e-mail van een gepersonaliseerd domein ontvangen en verzenden. Het verschil is dat u daarvoor (met name om te verzenden) een andere e-mailserver nodig hebt die dat domein host. G Suite verzorgt de hosting van het domein, waardoor de complicaties enorm worden beperkt.

Ik vertrouw absoluut op Google Agenda om al mijn projecten en deadlines te beheren. Ik schrijf dit artikel nu, in Google Docs (hoewel ik ook Word gebruik - het hangt grotendeels af van wat het beste werkt voor mijn klanten). Ik gebruik Hangouts voor communicatie met mijn werkteams. En ik heb terabytes aan gegevens opgeslagen in Google Drive.

G Suite biedt een zeer eenvoudige samenwerking

G Suite bevat ook Google+, dat ook het sociale netwerk van Google is. Wat Google+ interessant maakt in de context van G Suite, is dat u uw eigen privé, beveiligd zakelijk sociaal netwerk kunt maken. Dus hoewel Google+ als concurrent van Facebook mogelijk geen behoorlijke tractie heeft bereikt, kan het gebruik van de mogelijkheden van Google+ in uw eigen organisatie, privé, erg handig zijn.

Ik gebruik Google+ niet veel, maar ik gebruik wel G Suite-app-gebaseerde samenwerking. Simpel gezegd, u kunt een spreadsheet of een tekstverwerkingsdocument op uw scherm openen en deze met zo veel leden van uw team delen als u wilt. Iedereen kan het bewerken en de wijzigingen verschijnen tijdens het typen.

Mijn teams gebruiken dit vaak in telefonische vergaderingen, waarbij soms twee of drie documenten tegelijk open en op het scherm worden weergegeven. Teamleden kunnen hun eigen aantekeningen toevoegen, spreadsheetcellen bewerken of tekst wijzigen. Ik zal vaak de krantenkoppen net op de oproep schrijven en er vervolgens naar verwijzen en klanten kunnen wijzigingen aanbrengen. Het is een enorme tijdbesparing.

Shawn Breyer heeft in Atlanta gevestigde Breyer Home Buyers, een thuiskoperservice. Bekijk hun webpagina, want ze hebben een interessant bedrijfsmodel op de thuismarkt. Shawn vertelde me: "We kunnen onze productie versnellen met de samenwerkingsfuncties van G Suite. Ik kan tegelijkertijd vijf mensen aan hetzelfde Google Sheets-bestand laten werken."

Nu, om eerlijk te zijn, de online versies van de kernapplicaties van Microsoft laten ook een uitstekende samenwerking toe, maar dat neemt niet af bij de samenwerkingskracht van G Suite. Ik vind G Suite veel eenvoudiger in te stellen, te openen en te gebruiken.

Google-apps komen ook veel vaker voor bij samenwerking. In de honderden (zo niet duizenden) telefonische vergaderingen waarin ik live-documenten heb gedeeld, denk ik dat de enige keer dat we de online Office 365-apps gebruikten, was toen de client Microsoft was.

Google Drive slaat al uw documenten op in de cloud

Google Drive is een directe concurrent van Dropbox, Microsoft's OneDrive, Box en andere soortgelijke services.

Net als bij de andere G Suite-apps, is er een consumenten- en individuele versie van Google Drive en een versie die is ingebakken in G Suite. In tegenstelling tot de andere Google-apps voor consumenten, moeten gebruikers hoe dan ook betalen voor Google Drive - en de individuele versie kan veel duurder worden dan een G Suite-abonnement.

Laten we eerst naar de consumentenversie kijken. Vanaf vandaag (prijzen van opslagservices veranderen veel, dus dit kan veranderen als je het leest), consumenten krijgen 15 GB opslagruimte vrij. Als u consument-Gmail gebruikt, worden al uw berichten in deze opslag opgeslagen, net zoals alle bestanden in uw apps. Google staat ook wat gratis fotoopslag toe, aangezien de consumentenversie van Google Drive een back-up is van veel Android-telefoons.

Na die 15 GB is opslag (opnieuw, in de niet-G Suite-versie van Google Drive) als volgt geprijsd:

• Tot 100 GB: $ 1, 99 / maand

• Tot 1 TB: $ 9, 99 / maand

• Tot 10 TB: $ 99, 99 / maand

• Tot 20 TB: $ 199, 99 / maand

• Tot 30 TB: $ 299, 99 / maand

Zoals je kunt zien, klopt het.

Het vergelijken van deze prijzen met die in G Suite duurt een beetje hersendraaien, maar werk even met me samen. Google heeft voor G Suite twee prijsmodellen: A-toewijzing per gebruiker en onbeperkte opslagruimte.

De goedkope stoelen van G Suite hebben opslag per gebruiker. Het basisplan biedt 30 GB cloudopslag (samen met alle andere G Suite-functies die hierboven zijn besproken) voor $ 5 per maand. Als alles wat je wilde opslag was, is de consumentenversie van $ 1, 99 per maand met 100 GB duidelijk een betere deal.

Het is het businessplan waar dingen interessant worden. Als u minder dan vijf gebruikers in uw Businessplan hebt, betaalt u $ 10 per maand per gebruiker en ontvangt u 1 TB opslagruimte per gebruiker. Dat is in wezen dezelfde deal als de consumentendienst.

Maar als u vijf of meer gebruikers hebt (in het Business- of Enterprise-plan), hebt u ineens onbeperkte opslagruimte. Dit is groot.

Het was zo dat veel van de cloudopslagbedrijven onbeperkte opslagruimte aanboden, maar één voor één hebben ze die aanbiedingen ingetrokken. Nu is het enige bedrijf dat ik heb gevonden dat onbeperkte opslag biedt tegen een prijs die kleine bedrijven kunnen absorberen, is Google.

Ik heb iets van 13 TB op mijn Google Drive in de cloud. Ik zou meer hebben, maar sinds ik naar Google Drive ben overgestapt, is de uploadsnelheid van Comcast zo traag dat ik er maar 13 TB van heb kunnen maken. Ik heb nog veel meer te doen. Ik gebruik Google Drive als mijn cloud-back-upservice, samen met het houden van live kopieën van al mijn documenten. (Daarover meer in.)

Als ik zou proberen die 13 TB op te slaan met behulp van het consumentenprijsmodel voor Google Drive, zou ik bijna tweehonderd dollar per maand betalen, en al die opslag zou alleen voor mijn rekening komen. Mijn kleine onderneming omvat mijn vrouw en ze zou die opslagruimte niet gemakkelijk kunnen delen.

Aan de andere kant heb ik een abonnement voor vijf gebruikers gekocht in het Google G Suite Business-plan. Elke gebruiker kost $ 10 / maand. Als zodanig betaal ik vijftig dollar per maand voor onbeperkte opslag, in plaats van tweehonderd dollar per maand voor opslag met een dop van 20 TB.

Het is een beetje raar, want ik heb maar twee echte gebruikers, maar door het bedrag van $ 50 per maand te betalen, worden de enorme opslagbronnen van Google volledig geopend. Ik weet ook dat ik gemakkelijk drie extra werknemers kan toevoegen aan projecten zonder mijn maandelijkse G Suite-uitgaven te verhogen.

Vanzelfsprekend hebt u deze service misschien niet nodig als u terabytes niet hoeft te bewaren of back-uppen. Houd er echter rekening mee dat projecten zoals 4K-videoproducties de opslag heel snel opeten. Voor mij is dit een essentieel onderdeel van mijn opslagarchitectuur.

Mijn enige angst (en het is een redelijke reden om Google's geschiedenis van het doden van producten te overwegen) is dat Google op een dag zijn onbeperkte opslagbeleid zal wijzigen zoals Amazon deed. Mijn enige echte bron van hoop is dat Google in plaats van $ 60 per jaar, dat is wat Amazon in rekening brengt, een minimum van $ 50 / maand aanrekent. Omdat de opslagkosten altijd dalen (vooral voor Google die opslagruimte in grote brokken van een planeet koopt), is dat misschien genoeg om het programma draaiende te houden.

Volledige tekst zoeken (zelfs in afbeeldingen)

Ik stop mijn overzicht van G Suite met een van mijn favoriete functies. Nu ik de meeste van mijn documenten en bestanden in de cloud op Google Drive opsla, krijg ik toegang tot de legendarische zoekfunctie van Google voor mijn documenten.

Dit is groot, want Google Drive zoekt niet alleen tekst in tekstdocumenten. Het OCR's is alles, dus zelfs als je een foto van een bord hebt gemaakt en alles wat je hebt in dat bestand pixels is, zal Google Drive het vinden.

Tussen Gmail voor al mijn mail sinds 1997 en Google Drive (waarin al mijn niet-gouvernementele en niet-FERPA-beperkte documenten zijn ondergebracht), kan ik zoeken naar alles wat ik ooit heb geschreven, gedownload, gescand of gefotografeerd - in al mijn bedrijfsdocumenten.

Een ding om op te merken: G Suite Google Drive zoekt respecteert toegangsrechten. Aangezien ik de primaire gebruiker in mijn kleine bedrijf ben, heb ik toegang tot alles in mijn bestanden. Maar andere werknemers of partners kunnen alleen zien wat voor hen toegankelijk is dankzij de aanzienlijke beheer- en toegangscontroles van G Suite.

Krijgt u G Suite?

Zoals bij bijna elke aankoop, ligt de beslissing om altijd te kopen altijd bij uw unieke behoeften. Dat gezegd hebbende, de prijzen voor G Suite zijn betaalbaar voor vrijwel alle kleine bedrijven en de voordelen zijn behoorlijk aanzienlijk.

Ben ik bezorgd dat Google alles kan zien wat ik doe? Ja. Naar een punt. Maar aangezien bijna alle organisaties waarmee ik werk (inclusief overheidsinstanties) ook de producten en services van Google gebruiken, denk ik dat Google mijn spullen op de een of andere manier zal zien. Zolang Google zijn uiterste best doet om zichzelf te beschermen tegen inbreuk - en ze zijn in een betere positie om dit te doen dan ik ooit zal zijn - maak ik me niet al te veel zorgen dat mijn documenten de grote index zullen ingaan. De lucht.