Je weet nooit wanneer je een Outlook-bericht nodig hebt dat lang geleden is gearchiveerd. In een opmerking over een eerdere post over het verplaatsen van Outlook-mail naar lokale mappen, vroeg Cliff Brandt hoe een bestand uit het archief naar een van zijn belangrijkste Outlook-mappen kon worden verplaatst.

Dit is een koud kunstje, maar houd er rekening mee dat een archief alleen Outlook-gegevens van een bepaalde leeftijd verplaatst en in de eerste plaats bedoeld is om uw Outlook.pst-bestand hanteerbaar te houden. Een back-up kopieert al uw Outlook-gegevens en stelt u in staat al uw berichten, contacten, taken en agenda-items te herstellen.

De beste manier om een ​​back-up van Outlook te maken, is door Microsofts gratis Backup van persoonlijke mappen te gebruiken, beschikbaar in versies voor Outlook 2007, 2003 en 2002. Microsoft's Help en How-To-site biedt instructies voor het maken van back-ups van Outlook 2003. Meer informatie over back-up en herstel .pst-bestanden zijn beschikbaar op de ondersteuningssite van Microsoft.

Maak een Outlook-archief

Klik in Outlook 2007 op Bestand> Archief, selecteer de map die u wilt archiveren en kies een datum in het vervolgkeuzemenu naast 'Archiveer items ouder dan'. Als u het archief op een andere locatie dan de standaardmap van Outlook wilt opslaan, klikt u op Bladeren en selecteert u de locatie van uw keuze. Nadat je je archiefopties hebt gekozen, klik je op OK.

Instructies voor het maken van een archief in Outlook 2003 staan ​​op de Microsoft Office Online-site.

Als u een archief in Outlook 2007 wilt openen, klikt u op Bestand> Openen> Outlook-gegevensbestand, selecteert u het archiefbestand dat u eerder hebt gemaakt en klikt u op OK.

Het bestand verschijnt in het linkerpaneel van Outlook. Kies de map met het bericht dat u wilt ophalen en sleep het bestand vanuit het rechterdeelvenster naar de map van uw keuze in het linkerdeelvenster.

Om de AutoArchive-functie van Outlook 2007 in of uit te schakelen, klikt u op Extra> Opties> Overig, kiest u de knop AutoArchiveren en vinkt u "Run AutoArchive every" aan of uit. In het dialoogvenster AutoArchiveren kunt u kiezen hoe vaak u archiveert, de leeftijd van de gearchiveerde items en de naam en locatie van het archiefbestand. Zorg ervoor dat "Toon archiefmap in mappenlijst" is aangevinkt voordat u op OK klikt.

De Microsoft Office Online-site bevat de stappen voor automatische archiveringsmappen in Outlook 2003.