Ik wed dat je nu op je wacht - waarschijnlijk in verschillende inboxen.

Voorbij zijn de dagen dat je maar twee e-mailaccounts hebt: één van je baas voor werk en een andere van je ISP voor al het andere. Nu hebt u waarschijnlijk een Gmail-, Hotmail-, Yahoo- of ander gratis webmailaccount - en misschien twee, drie of meer van dergelijke adressen - naast of in de plaats van uw werk- en ISP-accounts.

U kunt voorkomen dat u meerdere programma's of browservensters moet openen om al uw berichten te bekijken door e-mail door te sturen tussen uw actieve accounts. Op die manier hebt u één universele in-box die toegankelijk is vanuit een desktopmail-app zoals Outlook of Thunderbird en vanuit een enkel browservenster.

Een leuke bonus van deze techniek is de mogelijkheid om al uw e-mail te beheren op basis van de sterke punten van elk e-mailsysteem: de regels, sorteerbaarheid en integratie van desktopclients zoals Outlook en Thunderbird en de eenvoudige, bijna universele toegang van Webmail. Hiermee kunt u ook de e-mails filteren die u op verschillende accounts ontvangt, zodat minder belangrijke berichten - zoals de wekelijkse buurtnieuwsbrief en speciale aanbiedingen van uw favoriete verkopers - automatisch worden omgeleid van uw in-box naar mappen voor beoordeling wanneer u de tijd.

Het is bijna drie jaar geleden dat ik heb uitgelegd hoe je e-mail kunt sturen naar en van Gmail-accounts en Outlook en Thunderbird. De Gmail-helpsite biedt up-to-date instructies voor het doorsturen van Gmail-berichten naar POP- en IMAP-accounts en ook voor het importeren van e-mail van andere accounts naar Gmail.

De Outlook-Hotmail-verbinding maken

Als u uw Hotmail-account in Outlook wilt bekijken, voert u Microsoft Outlook Hotmail Connector uit, die ook uw Hotmail-contactpersonen en agenda-items toevoegt aan hun Outlook-equivalenten. Het koppelen van een POP- of IMAP-account aan Hotmail is bijna net zo eenvoudig. Nadat u zich bij uw Hotmail-account hebt aangemeld, navigeert u naar de pagina Hotmail-opties, voert u het e-mailadres en wachtwoord in en klikt u op Volgende.

Hotmail probeert verbinding te maken met het account en de gegevens te importeren. U kunt een nieuwe map maken voor de geïmporteerde account of deze toewijzen aan een bestaande map. U kunt ook een van de zeven kleurgecodeerde pictogrammen selecteren die u voor de map wilt gebruiken.

Prioriteit geven aan inkomende e-mail via regels en filters

Met alle belangrijke e-mailsystemen kunt u uw e-mail verwerken voordat deze uw in-box bereikt. In Outlook wordt dit gedaan door regels te maken die de berichten automatisch doorsturen naar de map van uw keuze, inclusief de map Verwijderde items. Klik in Outlook 2003 met de rechtermuisknop op het bericht dat u wilt filteren en kies Regel maken om het dialoogvenster Regel maken te openen. Maak uw selecties en klik op OK, of kies Geavanceerde opties om de wizard Regels te openen.

In Outlook 2007 en 2010 minder belangrijke e-mail omleiden door met de rechtermuisknop op het bericht te klikken, Regels te selecteren en een van de vier opties te kiezen: Altijd Berichten verplaatsen van, Berichten altijd verplaatsen naar, Regel maken of Regels en waarschuwingen beheren. Als u een van de eerste twee opties selecteert, wordt u gevraagd een map te selecteren of een nieuwe map te maken om de berichten naar of van het opgegeven account op te slaan. De andere twee opties openen respectievelijk het dialoogvenster Regel maken en het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.

Zie het artikel op de ondersteuningswebsite van Microsoft voor meer informatie over het maken en gebruiken van de regels van Outlook 2003 voor het beheren van uw e-mail. De site beschrijft ook het proces voor het maken van regels voor Outlook 2007 en Outlook 2010.

Filter ontvangen e-mail in Thunderbird

Als u een berichtfilter in de Thunderbird-e-mailclient van Mozilla wilt maken, klikt u op Extra> Berichtfilters en selecteert u de knop Nieuw aan de rechterkant van het dialoogvenster Filterregels. Geef de filter een naam, selecteer de gewenste filtercriteria in de vervolgkeuzemenu's en klik op OK.

Selecteer het filter dat u zojuist hebt gemaakt in de lijst met berichtenfilters en klik op de knop Nu uitvoeren rechtsonder in het scherm. Net als in Outlook en andere e-mailsystemen, zien mappen in het linkerpaneel van Thunderbird er vet uit als ze ongelezen berichten bevatten. Om alle berichten in een map als gelezen te markeren, kunt u in één oogopslag gewaarschuwd worden voor nieuwe e-mail in die map, selecteer het en klik op Bericht> Markeren> Alles lezen (of druk op Ctrl-Shift-C).

Maak uw Gmail-inbox leeg via filters

Ik ben een fan van de nieuwe Priority-in-Box-functie van Gmail die probeert je belangrijkste berichten bovenaan je inbox te plaatsen. Helaas zet de prioriteitenlijst van Gmail enkele belangrijke berichten naar de lijst "Al het andere" en plaatst wat minder tijdige e-mail in de Priority-stapel.

U kunt Priority-algoritme van Gmail prioriteren door filters toe te passen die minder belangrijke berichten naar de map van uw keuze verplaatsen. Om dit te doen, vinkt u een van de berichten aan die u wilt filteren, kiest u 'Meer acties' bovenaan de berichtenlijst en selecteert u 'Filter berichten zoals deze'. Het dialoogvenster Een filter maken verschijnt met het adres van de afzender in het veld Van en alle andere berichten van de afzender in een lijst onder het dialoogvenster.

Met Gmail kun je het filter verfijnen door het e-mailadres van de ontvanger, de tekst van het onderwerp, de tekst in het bericht zelf, de tekst die ontbreekt in het bericht of een bijlage op te geven. Nadat u uw filtercriteria hebt ingevoerd, kunt u het filter testen of op Volgende stap klikken om het dialoogvenster 'Actie kiezen' te openen. Hier kun je Gmail instrueren om het bericht automatisch te archiveren, een bestaand of nieuw label toe te passen, het te markeren als gelezen, het door te sturen, het te verwijderen, het als belangrijk te markeren of een andere actie uit te voeren.

U kunt het filter toepassen op alle berichten die voldoen aan de criteria die u hebt opgegeven door het selectievakje 'Filter op X ook toepassen hieronder' aan te vinken. Klik op Filter maken om het filter uit te voeren en een lijst met Gmail-filters te openen die u heeft gemaakt. Wanneer u terugkeert naar de Gmail-inbox, wordt het filter aan de linkerkant van het venster weergegeven samen met uw andere labels.

Het is eenvoudig om nieuwe toevoegingen aan deze filtercategorieën te herkennen, omdat labels met ongelezen berichten vetgedrukt worden weergegeven. In sommige gevallen bevatten de labels oude ongelezen berichten waarin u niet geïnteresseerd bent in het lezen, maar u wilt toch een visuele aanwijzing van nieuwe e-mail in deze gefilterde categorieën. Als u alle berichten in de categorie als gelezen wilt markeren, selecteert u het label in het linkerdeelvenster, klikt u op 'Meer acties' boven aan het venster en kiest u 'Alles markeren als gelezen'. (Als er meer dan 50 berichten in de categorie zijn, moet je Ouder selecteren en de stappen volgen voor elk volgend scherm vol met e-mail.)

Berichten filteren in Yahoo Mail en Hotmail

De filterfunctie van Yahoo Mail is vergelijkbaar met die van Gmail: selecteer een van de berichten die u wilt filteren, kies Acties> E-mails filteren zoals dit, kies uw filteropties (Aan, Van, tekst in of ontbreekt in het onderwerp of berichttekst, enz.), kies de map om de berichten door te sturen (of een nieuwe map te maken) en klik op Opslaan. Helaas wordt het filter niet automatisch toegepast op het huidige bericht of soortgelijke berichten.

Om uw Yahoo Mail-filters te bekijken, bewerken of verwijderen, klikt u op Opties> Meer opties en kiest u Filters in het linkerdeelvenster. Selecteer het filter in het middelste paneel om de instellingen in het rechtervenster te zien. Met knoppen aan de bovenkant van het venster kun je filters toevoegen, verwijderen of opnieuw rangschikken.

Hotmail vereist dat u eerst de map maakt waarnaar u berichten wilt doorsturen, klik vervolgens met de rechtermuisknop op het bericht en kies 'Voor deze afzender'. Er verschijnen nog vier opties onder aan het menu, waarvan er twee "Alles verplaatsen van" en "Alles verwijderen van" zijn (met de andere twee opties kunt u een bericht verzenden naar of alle berichten van de afzender vinden).

Selecteer de doelmap voor de berichten in het vervolgkeuzemenu, vink 'Ook toekomstige items verplaatsen' aan en klik op 'Alles verplaatsen'. Net als bij andere e-mailsystemen wordt de mapnaam vet weergegeven als deze ongelezen berichten bevat. Als u alle bestaande berichten in de map als gelezen wilt instellen, kiest u de map, vinkt u het vakje in de linkerbovenhoek aan om alle berichten in de map te selecteren, klikt u op de optie 'Markeren als' aan de bovenkant van het venster. en selecteer Lezen in het vervolgkeuzemenu.

Nu verschijnen uw belangrijkste berichten in de in-box van welk e-mailprogramma of welke service u ook gebruikt en u kunt in één oogopslag zien wanneer nieuwe afzenders zijn ontvangen van afzenders die u als minder belangrijk hebt aangemerkt.