Met technologie die steeds meer verweven is met alle aspecten van het bedrijfsleven, kan CNET @ Work u helpen - van prosumenten tot kleine bedrijven met minder dan vijf werknemers - aan de slag.

Meer dan 23 miljoen Amerikaanse bedrijven opereren als eenmanszaak, en veel van deze bedrijven zijn gerund door particulieren. Denk aan de software-ontwikkelaar die zijn diensten verkoopt aan eindklanten; een thuiskok die een cateringbedrijf uit zijn keuken start; of een accountant die een belastingvoorbereidingsdienst uitvoert vanuit zijn thuiskantoor.

De opwinding van het baren van deze zelfgesponnen, eenmanszaken is dat je begint met het bouwen van een zakelijk boek en het vestigen van een nieuwe bron van inkomsten. Maar wat gebeurt er nadat u een aantal accounts hebt opgezet en begint met het ontvangen van serviceaanvragen en -aanvragen waarvoor onmiddellijke reactie of follow-up vereist is?

"Een van de grootste uitdagingen is dat een eenpersoonsbedrijf alles doet en dat klantenservice slechts een van de dingen is die het bedrijf nodig heeft om te slagen, samen met verkoop, marketing, productontwikkeling, financiën en administratie", zegt Ron Kaufman, voorzitter van Up! Your Service, een in Singapore gevestigd bedrijf dat zich richt op klantenservice.

Individuen die hun eigen bedrijf runnen, kunnen servicemogelijkheden ontwikkelen door deze zes strategieën te overwegen:

Reageer snel op serviceaanvragen

"Ik weet niet altijd het antwoord op een softwarefoutprobleem wanneer het voor het eerst voorkomt, dus ik weet niet hoelang het me nodig zal hebben om het op te lossen", erkent een collega van mij die zijn eigen softwareontwikkelingsbedrijf leidt . "Maar ik maak er een punt van om onmiddellijk contact op te nemen met de klant wanneer een telefoongesprek binnenkomt en de klant op de hoogte te houden van de voortgang. Zelfs als ik niet kan garanderen wanneer het probleem zal worden opgelost, weet de klant in ieder geval dat ik werk erop en het heeft mijn aandacht. "

Ik heb ontdekt dat dit waar is in mijn eigen ervaring als manager in een groot bedrijf en als eigenaar van een eenmanszaak. Als u uw klant communicatiegewijs in de lus houdt, is dat de helft van de strijd om angst bij klanten weg te nemen wanneer een probleem zal worden opgelost. Waarom? Omdat de meeste klanten zich zorgen maken dat het probleem niet wordt aangepakt, en constante communicatie helpt om deze angsten weg te nemen.

Organiseren en prioriteiten stellen

"Eerst en vooral wordt u georganiseerd", zegt Max Paltsev, CEO van Service Fusion, een provider van field service-software.

"Plan, organiseer en bepaal uw dag met elke beschikbare technologie. Er is slechts een paar handen aan dek. U moet ervoor zorgen dat u tijdens het verkopen geen ballen laat vallen op de klantenservice. je geeft klantenservice, je mist geen sales, het is een constante evenwichtsoefening. "

Er zijn eenvoudige en gratis (of goedkope) hulpprogramma's voor taakbeheer beschikbaar die kunnen helpen bij taakvermelding en prioriteiten Todo.ly en Centrallo zijn twee opties. Als u taken wilt organiseren en prioriteiten wilt geven voor projecten die u en uw externe contractanten gebruiken, kunnen cloudgebaseerde projectbeheersoftware zoals Priority Matrix en Liquid Planner u helpen. Is tijdmanagement een groot probleem? Daar is ook software voor: denk aan RescueTime of Tomighty. De meeste software is nu cloudgebaseerd en kan worden uitgevoerd op desktops, laptops en mobiele apparaten, waardoor deze producten zowel in het veld als op kantoor direct beschikbaar zijn.

"Elke hoeveelheid tijd verspild aan een taak zal van invloed zijn op andere taken op uw to-do lijst voor die dag, " zei Paltsev. "Door elke 20 minuten 20 minuten te sparen, kunt u aan het eind van de maand bijna een hele dag terugkrijgen."

Beantwoord de telefoon

Hoewel op technologie gebaseerde eenmansbedrijven de neiging hebben om voor de meeste dagelijkse communicatie op e-mail te vertrouwen, vertrouwen andere eenmanszaken - in boekhoudkundige, juridische of handelszaken - op de telefoon.

Voor een klant met een serviceaanvraag of vraag is er niets zo irritant dan een ingewikkelde telefoonboom tegenkomen, of een telefoon die overgaat en overgaat en vervolgens naar de voicemail gaat. Toch blijven bedrijven klanten met deze benaderingen lastigvallen in plaats van alleen maar de eerste keer de telefoon te beantwoorden met een echte persoon.

"Elke klantvraag die u behandelt, is op de een of andere manier servicegericht", aldus Paltsev. "Het kost veel om uw serviceniveau en klanttevredenheid hoog te houden."

Er zijn "live mens" telefoonantwoorddiensten beschikbaar als u zelf niet beschikbaar bent voor oproepen. Of u kunt ook fysieke of virtuele kantoorruimte huren die wordt geleverd met administratieve ondersteuningsdiensten, zoals het beantwoorden van de telefoon. Intelligent Office is een optie.

In één geval, een advocaat kennis van mij geregeld met een grote klant - een credit union - om zijn oproepen voor zijn one-person praktijk te beantwoorden. Hij was ook in staat om goedkope kantoorruimte te huren in het gebouw van de credit union.

Overweeg een klantenservice-helpdesk te gebruiken

Voor eenmanszaken op het gebied van software of constructie, die gecompliceerde klantenserviceverzoeken kunnen oplossen, kunnen bedrijfseigenaren overwegen een helpdeskservice aan te gaan die kan helpen bij het posten, volgen en weergeven van resoluties over serviceproblemen. Sommige goedkope cloud-gebaseerde systemen in deze ruimte zijn Freshdesk en Zendesk.

Huur aannemers die goed aansluiten bij uw bedrijf

Enige eigenaren huren vaak externe aannemers om te helpen met werklasten. Het primaire doel is om iemand te vinden die het personeel tijdelijk kan aanvullen met de vereiste vaardigheden. Eenmanszaken, eenmanszaken moeten zich echter ook zorgen maken over de waarden en opvattingen van de aannemer ten aanzien van het tevredenstellen van klanten en het verlenen van premium-service namens het bedrijf.

"Dit is belangrijk omdat veel eenpersoonsbedrijven samenwerken met aannemers of freelancers die andere delen van het bedrijf leveren, en toch beschouwt de klant / klant al het werk als de verantwoordelijkheid van de eigenaar van het hoofdbedrijf, " zei Kaufman. "Zorg er ook voor dat alle onderaannemers die u gebruikt even duidelijk zijn over wat de eindklant echt waardeert, zodat u uw inspanningen kunt concentreren en kunt leveren."

Kortom, train uw onderaannemers over het type klantenzorgetiquette waarvan u verwacht dat ze ze zullen gebruiken. Als eigenaar van het bedrijf is het net zo belangrijk voor u om contact te houden met uw eindklanten. Bekijk hoe de dingen gaan en herinner hen eraan dat ze op uw radar staan ​​- zelfs als u misschien niet de persoon bent die hun account onderhoudt.

Overdrijf niet teveel

"Het belangrijkste is om erachter te komen wat de klant echt wil, nodig heeft, waardeert en verlangt", aldus Kaufman. "Onze definitie van service is actie ondernemen om waarde te creëren voor iemand anders. Het is dus absoluut belangrijk om te weten wat de klant het meest waardeert, en dan specifieke beloften te doen om belangrijke elementen van waarde voor de klant te leveren. Dat zet beide partijen voor teleurstelling. "

De beste manier om dit principe in gang te zetten, is door eerlijk na te gaan wat uw mogelijkheden zijn - en wat uw beperkingen zijn - wanneer een klant u benadert over het doen van een groot project. Voor een klein bedrijf kan het moeilijk zijn om een ​​zes-cijferig of beter project niet te accepteren.

De kleine zakelijke kant

Omdat eenmanszaken, eenmanszaken beperkte bandbreedte hebben om klantenservice te bieden, is het optimaliseren van de serviceprestaties van cruciaal belang.

Stel je een worst-case scenario voor, stelt Paltsev. "Terwijl u met één klant ergens middenin zit, belt een andere klant om een ​​probleem te melden, een derde oproep om extra service in te plannen en een vierde om een ​​openstaande factuur te betalen." Hoe stel je prioriteiten? Daar is natuurlijk geen eenvoudig antwoord op. Maar de strategieën en hulpmiddelen die voor u beschikbaar zijn, kunnen het werk eenvoudiger maken.

En vergeet nooit de voorsprong van een klein bedrijf: veel grote bedrijven hebben een onpersoonlijke klantenservice met ingewikkelde automatiseringssystemen en werknemers die vaak weinig weten van de producten en diensten die zij verkopen.

Dit maakt service tot een gebied waar kleine bedrijven echt kunnen schitteren en zich van de concurrentie kunnen onderscheiden.