Wees eerlijk tegen jezelf. Hoe vaak doe je maar één ding tegelijk?

Controleer je e-mail op je telefoon tijdens vergaderingen? Ziet u opeens Facebook en Twitter controleren in plaats van een achterstand in te lopen op het werk?

Zelfs nu, terwijl ik mijn uiterste best doe om dit stuk te schrijven door de taak mijn volledige aandacht te geven, smeken mijn hersenen me om Facebook te controleren, mijn inbox te verversen, mijn Twitter @mentions te controleren en te reageren op het sms-bericht dat ik niet echt wil om hoe dan ook te antwoorden.

Hoe je brein tegen je werkt

Hoewel sommigen ervan overtuigd zijn dat ze uitstekende multitaskers zijn, heb je een grotere kans om een ​​taak te voltooien als je een toezegging doet om één ding tegelijk te doen.

Focus is echter niet het enige probleem - worstelen om taken grondig en op tijd af te ronden kan vaak worden toegeschreven aan iets waar bijna elke persoon zich mee kan identificeren: uitstelgedrag.

Volgens een recent gepubliceerde 10-jarige studie door een professor in de Haskayne School of Business, zijn distractibility, taakaversie en impulsiviteit alle belangrijke voorspellers van uitstelgedrag.

Goed bekend? De dader is een goede vriend van u - het heet internet.

Degenen die veel van hun werk aan een bureau en op de computer doen, zijn voortdurend opgewassen tegen de drang om te ontsnappen aan werkgerelateerde taken en weg te rennen naar een kleurrijke wereld van YouTube-video's, real-time nieuws, sociale clubs en andere activiteiten die direct geluk bieden over de vergelijkbare negatieve taken die smeken om te worden voltooid.

Het probleem is dat u zich er perfect van bewust bent dat het u het meest zou helpen om dat item direct van uw actielijst te controleren, maar u start nog steeds niet.

Seconden, minuten, uren verstrijken totdat de klok twee keer slaat en je moet nog een taak grondig voltooien. En het is niet alleen werk - huishoudelijke klusjes, boodschappen en bijprojecten worden ook getroffen door deze onsmakelijke gewoonten.

Laura Shin van Lifehacker heeft onlangs dit onderwerp besproken en de logica gepredikt die niemand van ons wil horen:

"... als we kijken naar mensen die meer kunnen doen dan we doen, is dat vaak simpelweg omdat ze hun tijd beter beheren. Een van onze grootste uitdagingen als het gaat om tijdwinst: we weten het niet echt hoe we het uitgeven. "

De driestappenbenadering om productiever te zijn

Gewoon beslissen om je tijd beter te beheren, is niet voldoende. Zoals ontdekt, zijn een flink aantal van ons bekabeld om taken uit te stellen - inclusief de taak om de tijd effectiever te beheren.

De beste methode om effectiever tijd door te brengen, kan worden opgesplitst in een aanpak met drie punten die een aantal problemen met ongezonde multitasking en uitstelgedrag bestrijdt: taakbeheer, focus en aandachtig gebruik van tijd.

Stap 1: Gebruik takenlijsten op de juiste manier

Er is eindeloos advies over de "juiste" manier om takenlijsten te maken en beheren. Deze systemen - die zo simpel kunnen zijn als een plakbriefje, of zo complex als de "GTD" -methode - zijn nooit een wondermiddel, maar velen zijn vaak gebaseerd op dezelfde principes:

Schrijf het op. Wees specifiek. Erken (en soms beloning) succes.

Het enige probleem is dat we vaak zo verstrikt raken in het samenstellen van onze takenlijsten, dat zelfs die activiteit een manier wordt om uit te stellen.

Wunderlist (Mac, iOS en Android) is een schone, goed ontworpen takenlijst-app waarmee je al het bovenstaande kunt bereiken zonder het papieren spoor.

Wanneer een taak wordt ingevoerd, wordt u ook gevraagd om subtaken in te voegen. Gebruik deze subtaken als actie-items. Als uw primaire item bijvoorbeeld 'het huis vlekkeloos maken' is, bevatten uw subitems mogelijk 'dweilvloeren', 'wijzigingsbladen' en 'zet de vaat weg'.

Door de specifieke actie te schetsen die u moet uitvoeren om een ​​taak te voltooien, is de kans veel groter dat u het doet.

Wanneer u deze subtaken voltooit, vinkt u ze af in Wunderlist, totdat u eindelijk de hoofdtaak kunt doorstrepen. Als het allemaal gezegd en gedaan is, archiveert de app je voltooide taken, zodat je in één oogopslag je successen kunt erkennen.

Stap 2: Tijd voor elke taak

Hoelang duurt het echt voordat je je inbox in de ochtend hebt schoongemaakt of dat voorstel hebt geschreven? Als je een van de velen bent die to-do lijstitems toestaat om te concurreren met afleiding, zou je uren productiviteit verspillen.

Om deze gewoonten te bestrijden, moet u bijhouden hoeveel tijd u aan elke taak spendeert. Als je dit doet, krijg je precies genoeg druk om je te dwingen om je op de taak te concentreren en kun je beoordelen hoe efficiënt je je tijd gebruikt. Hier zijn enkele eenvoudige en toegankelijke manieren om de bestede tijd te traceren:

• Houd een eenvoudige spreadsheet . Als u deze methode wilt gebruiken, maakt u een eenvoudige tabel met twee kolommen in zoiets als Google Documenten, Evernote of zelfs Excel. Gebruik vervolgens de ingebouwde stopwatch op uw telefoon om aan te geven hoeveel tijd u nodig hebt om elke taak uit te voeren. U kunt ook een tabel met drie kolommen maken en de start- en eindtijden registreren.
• Gebruik een app zoals Toggl. Deze gratis app voor iOS, Android en je desktop stroomlijnt het proces van het bijhouden van de tijd. De interface is minimaal en biedt u de tools om de activiteit te beschrijven en een timer te starten. Wanneer u de taak hebt voltooid, stopt u deze en wordt deze aan het logboek toegevoegd.
• De all-in-one: RescueTime. Deze krachtige desktop- en mobiele app elimineert veel van het handmatige werk, volgt automatisch en registreert hoe u uw tijd doorbrengt. De service, die betaalde en gratis versies heeft, gaat zelfs zover dat je afleidende websites kunt blokkeren terwijl je een belangrijk project aanpakt.

Stap 3: Verzet je hersens naar focussen

Keer op keer heeft de wetenschap aangetoond dat, hoewel je misschien niet bent afgestemd op de geluiden op je werkplek, die omgevingsgeluiden chronisch stressoren zijn in de loop van de tijd. Chatteren, kauwen en typen kunnen allemaal een negatief effect hebben op uw vermogen om productief te zijn en zich te concentreren op een taak.

Dat is waar een app als White Noise (Android, iOS) voor komt. Door je oren te vullen met omgevingsgeluid (zoals roze ruis, witte ruis of zelfs klinkt het alsof er water loopt), worden andere geluiden weggelaten, zodat je je kunt concentreren op je taak.

Interessant genoeg experimenteerde het softwarebedrijf Autodesk met het uitzenden van roze ruis over de luidsprekers in zijn kantoren. Hoewel het onduidelijk is of de productiviteit toenam, was het chatteren op kantoor veel duidelijker wanneer de roze ruis tijdelijk was uitgeschakeld.

Dus, probeer dit: telkens als je een taak begint, stem je af op omgevingsgeluid met een app zoals White Noise of een website zoals SimplyNoise.com. Als u klaar bent met de taak, dempt u het geluid.

U zult niet alleen profiteren van het uitschakelen van kantoorgeluiden, maar de roze ruis zal uw hersenen aansporen en laten weten dat het tijd is om productief te zijn.

Nu is het jouw beurt

In geen geval is dit een formule of een magisch systeem dat belooft al je tijdmanagementproblemen op te lossen. Maar een combinatie of aanpassing van de bovenstaande suggesties zou uw productiviteit aanzienlijk moeten verbeteren. Experimenteer met verschillende methoden en wees niet bang om iets nieuws te proberen - verspil er niet te veel tijd aan.

Heeft u best practices voor het maximaliseren van uw productiviteit? Deel uw methoden in de opmerkingen.