Werknemers zijn productiever dan ooit. Volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics steeg de "niet-agrarische arbeidsproductiviteit van de bedrijfssector" in het derde kwartaal van 2013 met 3 procent ten opzichte van dezelfde periode een jaar eerder.

Een groot deel van de toename van de productiviteit van werknemers kan worden toegeschreven aan technologie. Maar zoals iedereen die een computer op het werk gebruikt, kan getuigen, technologie geeft en technologie weghaalt.

Deze tips zullen ervoor zorgen dat u aan de positieve kant van de technologievergelijking staat.

Een video van 5 minuten die u uren kan besparen

Afgelopen voorjaar gaf de technologie schrijver David Pogue van de New York Times een talkshow van 5 minuten op TED 2013 waarin 10 manieren werden beschreven om tijd te besparen. De tips van Pogue behandelen alles van het leegmaken van een PowerPoint-dia tijdens een presentatie tot het overslaan van die irritante voicemailinstructies.

Als je te gehaast bent om de video te bekijken, zijn hier twee eenvoudige snelkoppelingen behandeld in Pogue's vermakelijke presentatie: druk op de spatiebalk om een ​​webpagina te scrollen (Shift-spatiebalk scrolt omhoog); en op je telefoon en tablet, druk je twee keer op de spatiebalk om een ​​punt aan het einde van een zin in te voeren.

Een bescheiden voorstel: Systeemback-ups overslaan

Onlangs veegde ik ongeveer 15 jaar verouderde technologieproducten uit mijn thuiskantoor, garage en zolder. Onder het afval bevonden zich tientallen backups die ik nooit nodig had: floppies, Zip-schijven, CD's, DVD's, USB thumbdrives, noem maar op.

In eerdere berichten heb ik gratis online back-upservices beschreven, een gratis hulpprogramma voor back-ups dat de ingebouwde schijfimager van Windows 7 overschaduwt, en zelfs een Firefox-add-on die automatisch een back-up maakt van wat u typt.

Nu ben ik klaar om te breken met conventies en adviseren dat u uw tijd niet verspilt met systeemback-ups. Dat klopt, vergeet de afbeeldingen van pc-stations en andere systeemback-ups.

Cloudopslag vermindert de waarde van pc-back-ups: bijna al mijn belangrijke bestanden worden geüpload naar iCloud, Dropbox en andere online opslagservices. Ik maak directe back-ups van lokaal opgeslagen bestanden door de bestanden te koppelen aan e-mails die ik naar mezelf stuur.

Zolang u bereid bent om uw toepassingen opnieuw te installeren, kunt u met een aanpak van fouten bij het verhelpen van storingen systeemback-ups vermijden.

Niet zo lang geleden worstelde ik het grootste deel van een middag worstelen met het ingebouwde back-upprogramma van Windows 8.1, dat steeds weer opdook bij elk back-upmedium dat ik koos. Ik besefte al snel dat alle bestanden waarvan ik een back-up maakte al online en op de harde schijf van de pc waren opgeslagen.

De meeste van mijn belangrijke persoonlijke gegevens worden niet langer permanent op mijn pc opgeslagen. Mijn contacten staan ​​op mijn telefoon, waarvan ik een back-up maak via iTunes. Mijn muziekbestanden staan ​​op iCloud en mijn documenten en beeldbestanden staan ​​op Dropbox.

Gerelateerde verhalen

• Vijf apps om u te helpen bij uw oudejaarsresoluties
• Een niet-Windows besturingssysteem? Microsoft laat aanwijzingen vallen
• Zullen streaming muziekdiensten ooit geld verdienen? 2014 kan vertellen
• IBM's 5 op 5: de vijf ideeën die je leven zullen veranderen

Daarnaast heb ik de gewoonte gekregen om belangrijke bestanden te koppelen aan e-mails die ik naar mijn eigen webmailaccount verzend als een vorm van on-demand back-up.

Zodra uw bestanden online worden opgeslagen, worden systeemback-ups een verspilling van tijd en moeite. Als u zonder net werkt, merkt u dat u niet op een back-up kunt vertrouwen om uw spek te bedekken als er iets misgaat.

Mijn thuiskantoor heeft vier verschillende systemen: twee Windows 7-pc's, een Windows 8-laptop en een Mac. Dat is veel back-up maken. De tijd die ik zou hebben besteed aan het maken van systeemback-ups kan productiever worden gebruikt.

Zo tegenstrijdig als dit misschien klinkt, ik voel me eigenlijk veiliger omdat ik niet afhankelijk ben van een systeemback-up wanneer een computer faalt. Zodra u automatische back-ups van Windows hebt uitgeschakeld, heeft u één ding minder voor uw pc om over te jammeren.

Laat de software-updater wachten

Over zode gesproken: hoeveel software-updates zijn zo belangrijk dat u moet stoppen met wat u doet om de nieuwste patches toe te passen?

Er was een tijd dat het het veiligst was om Windows in te stellen om updates te downloaden, maar wacht voordat ze worden geïnstalleerd. Tegenwoordig weegt het risico van een zero-day aanval zwaarder dan het risico dat een update een probleem veroorzaakt, dus het is het veiligste en meest efficiënte om Windows automatisch te laten bijwerken.

Je kunt niet veel doen om te voorkomen dat andere software-updaters herinneringen opduiken om midden op je werkdag een update te controleren en / of te installeren. De beste aanpak is eenvoudigweg om de updatemelding te sluiten of te minimaliseren totdat u klaar bent om een ​​pauze te nemen.

Met de Groepsbeleid-editor van Windows kunt u de herinnering "Opnieuw opstarten vereist" uitschakelen die bij sommige van de OS-updates hoort. Helaas is de Groepsbeleid-editor alleen beschikbaar in de professionele versies van Windows 7 en 8. De How-To Geek legt uit hoe het register moet worden bewerkt om te voorkomen dat de herstart-waarschuwing verschijnt.

Om pop-ups opnieuw op te starten via de Groepsbeleid-editor, drukt u op de Windows-toets (indien nodig), typt u gpedit.msc en drukt u op Enter. Blader in het linkerdeelvenster naar Computerconfiguratie> Beheersjablonen> Windows-onderdelen> Windows Update.

Dubbelklik in het rechterdeelvenster op 'Opnieuw vragen om opnieuw te starten met geplande installaties'. Selecteer Uitgeschakeld in de rechterbovenhoek van het dialoogvenster en klik op OK. U kunt ook Ingeschakeld kiezen en het aantal minuten instellen dat Windows wacht voordat u wordt gevraagd opnieuw op te starten.

Gebruik het penseel om Office-documenten te formatteren

Wanneer u informatie in een Word-document, Excel-spreadsheet of ander kantoorbestand plakt, kunt u de eigen opmaak van het bestand toepassen door op Alt, E, S te drukken om het dialoogvenster Plakken speciaal te openen en vervolgens omhoog te gaan naar Niet-geformatteerde tekst en op Enter te drukken.

De snelste manier om tekst en andere elementen van Office-bestanden opnieuw te formatteren, is met Opmaak Painter om de opmaak van de huidige selectie te kopiëren en toe te passen op iets anders dat u in het bestand kiest.

De Microsoft Office-ondersteuningssite biedt een korte video waarin wordt uitgelegd hoe Format Painter in Office 2013 wordt gebruikt, evenals instructies voor het gebruik van Opmaak Painter in Word 2010 en andere Office 2010-programma's.

Gratis diensten helpen u bij het opsporen van een misplaatste telefoon

"Waar heb ik mijn telefoon neergelegd?" heeft zich aangesloten bij "Waar heb ik mijn sleutels neergelegd?" en "Waar heb ik mijn auto geparkeerd?" als de meest voorkomende vragen die we onszelf stellen.

Als uw telefoon zoekraakt, kunt u een gratis dienst zoals Find My iPhone of LocateMyDroid (donationware) gebruiken om de locatie van de telefoon op een webkaart te bepalen.

Aan de andere kant, als u uw telefoon eenvoudigweg kwijt bent, kunt u hem gewoon vanaf een andere telefoon bellen en hem lokaliseren wanneer de zoekgeraakte telefoon overgaat. Maar wat als je geen andere telefoon bij de hand hebt?

Verschillende gratis webservices bieden het nummer dat u op de site invoert, aan. Ik aarzel om deze services te gebruiken omdat de site je nummer mogelijk aan telemarketeers of andere derde partijen kan doorverkopen.

Het privacybeleid op Phonemyphone.com overtuigde me ervan dat ik de dienst voldoende kon vertrouwen om het mijn telefoonnummer te geven.

Mijn iPhone heeft de extra beveiliging van het gebruik van de functie Niet storen om oproepen te blokkeren van nummers die niet in mijn contactenlijst staan. Omdat het nummer van Phonemyphone niet in mijn contacten staat, werd de oproep van de service geblokkeerd toen ik de service voor het eerst gebruikte. Ik heb de beller gewoon aan mijn contacten toegevoegd om toekomstige oproepen door te laten.

(De functie Niet storen was een van de verschillende technieken die ik in de post van afgelopen februari beschreef over het screenen van ongewenste oproepen op iPhones en Android-telefoons.)

Merk op dat Phonemyphone donaties accepteert, en de ontwikkelaar van de site zegt dat hij in de toekomst mogelijk kosten in rekening moet brengen voor de dienst.

Realtime samenwerking eenvoudig gemaakt

Het typische kantoordocument heeft veel bijdragen. Documentcreatie is meestal een serieus proces: elke persoon doet zijn ding en geeft het bestand door aan de volgende bijdrager.

Dat is niet noodzakelijk de meest efficiënte manier om te werken. Met de gratis PiratePad-service kunnen twee of meer mensen tegelijkertijd aan hetzelfde tekstbestand werken - geen registratie vereist.

Begin door op de kikker te klikken, waarmee een nieuwe openbare pad wordt geopend. Stuur de pad's link naar anderen via e-mail. Links zijn beschikbaar voor bijdragers en voor alleen-lezen toegang. Toen ik de service testte, werkte de ingebouwde functie "Send e-mail" niet, dus ik heb de padlink eenvoudig handmatig gekopieerd en in een nieuw e-mailbericht geplakt.

De bijdrage van elke medewerker heeft een kleurcode. De teksteditor is niet bijzonder geavanceerd en toen ik een document creëerde, trof ik enkele kleine opmaakfouten aan. Maar de reactietijd van de service was geweldig: wijzigingen door elke bijdrager verschenen snel in het overzicht van andere bijdragers. Op dezelfde manier werkte de chatfunctie van de dienst zonder enige merkbare vertragingstijd in mijn onwetenschappelijke tests.

U kunt versies van uw document opslaan en herstellen, maar ook tekst-, HTML-, Word- en RTF-bestanden importeren en tekst- en HTML-bestanden exporteren. Toen ik de importfunctie van de service testte, kon ik geen Word-document van één pagina importeren, maar ik kon een pad als tekstbestand en als HTML-bestand exporteren.

Chrome-add-on plaatst sites tijdelijk buiten de grenzen

Zelfbeheersing is allemaal goed en wel, maar soms kan de natuur wat hulp gebruiken. Als u merkt dat u niet kunt voorkomen dat uw favoriete sites u tegenhouden bij het uitvoeren van de taak, voegt u de tijdelijke site-blocker toe aan Google Chrome.

Nadat u de extensie hebt geïnstalleerd, activeert u deze door op het extensiepictogram aan het rechteruiteinde van de adresbalk te klikken, Tijdelijke site blokkeren te kiezen en op Site blokkeren te klikken. Navigeer vervolgens naar de site die u wilt blokkeren, selecteer Tijdelijk site-blocker opnieuw en klik op "Deze site blokkeren". De site wordt toegevoegd aan de blokkeerlijst van de extensie, die bovenaan dit bericht wordt weergegeven.

Wanneer u een site probeert te openen op uw off-limits lijst, wordt u omgeleid naar een pagina waarop eenvoudigweg "Geblokkeerd!" Natuurlijk kunt u de site gewoon van de geblokkeerde lijst verwijderen of de blokkering van de extensie helemaal uitschakelen ... als uw geweten u dat toestaat.