Wanneer een bedrijf net begint en de oprichters een aantal administratieve gaten goedkoop moeten invullen, kunnen eenvoudige webapps de leegte opvullen. De apps die we hier gaan bekijken, zijn niet altijd goed voor grote organisaties; in feite zijn er verschillende speciaal ontworpen voor kleinere bedrijven die eenvoudige maar krachtige oplossingen voor de gewone bedrijfsbehoeften nodig hebben.

Beheer projecten met Basecamp

Zodra een bedrijf meerdere klanten gaat bedienen, moet het de logistiek beheren en ervoor zorgen dat medewerkers doen wat van hen wordt verwacht. Dat is waar Basecamp binnenkomt.

Basecamp is niet alleen een eenvoudige online projectcoördinator, het is de beste in zijn soort op het web. Zodra u zich aanmeldt, kunt u meteen projecten starten en deze met werknemers delen. De site biedt een lijst met takenlijsten, de mogelijkheid om bestanden te delen, het bijhouden van projectvoortgangen, tijdregistratie om te zien welke medewerkers aan het project hebben gewerkt en meer. In essentie biedt Basecamp een complete end-to-end projectbeheerservice waarmee u kunt zien hoe goed uw bedrijf bij elke stap presteert.

Het maken en monitoren van projecten in Basecamp kan niet eenvoudiger. Maar Basecamp is niet gratis. De Basic-editie kost $ 24 per maand en stelt gebruikers in staat om tegelijkertijd 15 projecten te maken en bij te houden en tot 3 GB aan gegevens op te slaan. Plannen gaan van daar naar $ 149 per maand, wat een onbeperkt aantal projecten, 50 GB aan opslagruimte en tijdregistratie mogelijk maakt (de andere plannen bieden geen tijdregistratie). Als u op zoek bent naar iets eenvoudigs en effectiefs in het beheren van uw projecten, dan is Basecamp het geld waard.

Neem al uw notities met Evernote

Het is moeilijk en te tijdrovend om notities te maken en te categoriseren. Evernote is een geweldige tool voor ondernemers die al hun visuele en tekstnotities georganiseerd willen houden.

Evernote wordt geleverd in twee smaken - gratis en premium. Met de gratis versie kunt u aantekeningen maken, foto's maken en webpagina's vastleggen met behulp van een pc of Mac. Als u klaar bent, kunt u deze uploaden naar de Evernote-server, die vervolgens rudimentaire OCR uitvoert op uw afbeeldingen, zodat u deze eenvoudig kunt vinden wanneer u een zoekopdracht uitvoert. De premium-versie, die $ 5 per maand kost, biedt 500 MB aan maandelijkse opslag (de gratis versie heeft slechts 40MB aan opslagruimte), betere beveiligingsfuncties en de mogelijkheid om elk bestandstype te synchroniseren met andere computers of mobiele telefoons.

Evernote werkt buitengewoon goed. Ik gebruik het om aantekeningen te maken en van tijd tot tijd upload ik audio en foto's en binnen enkele minuten worden de gegevens gecategoriseerd op basis van de informatie die het bevat. Als ik bijvoorbeeld in mijn Evernote-account naar 'Windows XP' zoek, worden meteen alle tekstbestanden en audiofragmenten met Windows XP weergegeven. Ik ben constant verbaasd over hoe gemakkelijk het is om mijn rommelige notities te vinden.

Voor de zakelijke wereld is Evernote een ideaal hulpmiddel. Het maakt het bijhouden van notulen eenvoudig en als u later conferentievragen wilt opnemen voor evaluatie, kunt u Evernote gebruiken om uw geheugen te verbeteren. In essentie is Evernote een andere administratieve assistent op kantoor. Het enige verschil is dat het gratis is als je geen volledige ondersteuning nodig hebt, of $ 5 per maand als je elke functie wilt. Voor een bedrijf dat ervoor wil zorgen dat alles wat ze doen goed is georganiseerd, is dat niets.

FreshBooks voor facturering

Er zijn veel factureringsservices op het web en elk biedt zijn eigen mix van bruikbaarheid en toepasbaarheid voor een bedrijf. Maar als u op zoek bent naar iets eenvoudigs waarmee u uw factureringscycli eenvoudig kunt bijhouden, dan is FreshBooks een goed beginpunt.

FreshBooks maakt het eenvoudig om klanten, projecten en vooral facturen te beheren. De tool genereert terugkerende facturen en factureert automatisch klanten. Beter nog, het is relatief betaalbaar: je kunt niets betalen als je basisfacturen nodig hebt of tot $ 149 per maand betaalt als je wilt dat meer werknemers toegang hebben tot het account.

Toen ik FreshBooks begon te gebruiken, wetende dat alle functies die het biedt, verwachtte ik grote dingen van de tool. En gelukkig was ik tevreden. Behalve dat het kan importeren en exporteren naar QuickBooks en CSV-bestanden, integreert het hulpprogramma automatisch met betalingsverwerkingsoplossingen zoals PayPal en het ontwerp maakt het voltooien van uw factureringstaken snel en gemakkelijk. Ik merkte zelfs dat ik in minder tijd facturen kon maken en naar klanten kon sturen dan dat ik zelf rudimentaire facturen in Word ontwikkelde en ze op die manier naar klanten doorstuurde.

Waar FreshBooks echt schittert, zit in het volgen ervan. Als u een ruw systeem gebruikt voor facturering, kunt u zich waarschijnlijk moeilijk herinneren of en wanneer u werd betaald. FreshBooks elimineert dat probleem en biedt een menubord met openstaande betalingen en historische betalingen, zodat u weet wanneer er geld binnenkomt. En als u zich zorgen maakt over het uiterlijk van uw factuur, kunt u deze naar wens aanpassen en zelfs invoeren uw bedrijfslogo.

FreshBooks is een geweldige facturatietool die ik eigenlijk beter vind dan de functie die is ingebouwd in QuickBooks. FreshBooks is eenvoudig, betaalbaar en vooral nuttig.

Volg medewerkers met InOut Board

Wilt u weten wanneer uw werknemers op kantoor komen? Wil je weten wanneer ze 's nachts vertrekken? Zo ja, zoek dan niet verder dan de online versie van InOut Board.

InOut Board volgt de medewerkersstatus (al dan niet op kantoor), aanwezigheid, kalenders en zelfs hun telefoonberichten met behulp van een gratis Windows-gebaseerde trackingagent. De tool bevat ook een bedrijfsbrede instant messaging-platform, zodat de medewerkers van uw bedrijf met elkaar kunnen chatten zonder gebruik te maken van diensten zoals AIM of Google Talk.

Als het eenmaal is geïmplementeerd, kunt u met InOut Board werknemers toevoegen aan het systeem en hun status volgen. Wanneer medewerkers 's morgens op kantoor komen, kunnen ze aangeven hoe laat ze zijn aangekomen en gebruiken ze InOut Board om het systeem voortdurend bij te werken over wat er in hun dag gebeurt. Managers kunnen ook in het geheim de status van werknemers volgen om er zeker van te zijn dat ze werken en geen dingen doen die ze niet op kantoor zouden moeten doen. We houden niet van deze functie.

InOut Board is een ideale trackingtool voor een klein bedrijf, omdat het licht is en de basisinformatie biedt die beheerders nodig hebben. De online versie is 30 dagen gratis en als je besluit dat je hem wilt gebruiken, moet je $ 9, 95 per maand betalen voor tien gebruikerslicenties of tot $ 349, 95 per maand voor 2000 gebruikerslicenties.

Momenteel voor communicatie met medewerkers

Momenteel is, voor het ontbreken van een betere analogie, Twitter met groepen, voor bedrijven. We denken dat dit het beste is van de "werk Twitter" -producten.

Momenteel biedt het bedrijven de tools die nodig zijn om hun eigen microblogging-netwerken op kantoor te creëren, en het stelt managers in staat om alle gebruikers in groepen te scheiden. Met andere woorden, bedrijven kunnen het beheer in één groep en werknemers op een lager niveau in anderen plaatsen, zodat er discussies tussen leden kunnen plaatsvinden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken dat onwelkome werknemers meedoen.

Zodra Presently op kantoor is geïmplementeerd, worden werknemers die zich hiervoor aanmelden automatisch verplaatst naar de door hen aangewezen groepen. Ze kunnen allemaal converseren in een openbaar forum, vrienden worden met andere werknemers en genieten van een ervaring in het hele bedrijf die vergelijkbaar is met Twitter. Tijdens mijn tests was het maken van groepen en het praten met anderen eenvoudig en de implementatie ervan kon niet eenvoudiger: gebruikers moeten zich aanmelden, lid worden van het respectieve bedrijfsaccount en ze zijn klaar voor gebruik.

Maar in tegenstelling tot Twitter is momenteel niet noodzakelijkerwijs gratis. Als je de eenvoudigste functies wilt, kost het je op dit moment geen dubbeltje. Maar als u op zoek bent naar geavanceerde administratieve functies en de mogelijkheid om op dit moment te installeren op uw lokale netwerkinfrastructuur, rekent het bedrijf $ 1 per gebruiker per maand aan.

Schoenendoos voor al je bonnetjes

Een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf is het bijhouden van ontvangsten, zodat u er zeker van kunt zijn dat u in de belastingtijd bereid bent om nauwkeurige aangiften in te dienen. En Shoeboxed helpt u precies dat te doen.

Shoeboxed is uniek in deze verzameling omdat het iets vereist dat de anderen niet hebben: een aantal offline acties. Als u de service wilt gebruiken, moet u Shoeboxed-bonnen of visitekaartjes naar het bedrijf sturen via een e-mail. Zodra het bedrijf uw kwitanties heeft ontvangen, zal het ze in uw account scannen en online voor u beschikbaar maken, zodat u ze niet uit het oog verliest. Het is een goed idee en een idee dat je niet over het hoofd moet zien als je moeite hebt te onthouden waar je elke bon hebt geplaatst.

Maar het wordt beter. De afgelopen weken heeft Shoeboxed deals gesloten met bedrijven zoals Evernote, FreshBooks en anderen waarmee u uw twee accounts kunt koppelen en uw kwitanties rechtstreeks naar de bovengenoemde services kunt verzenden. Ik stuurde een paar kwitanties naar FreshBooks via Shoeboxed en realiseerde me dat het op het gebied van boekhouding een ideale manier was om mijn werking te controleren.

Net als de anderen biedt Shoeboxed een gratis versie als je minder functionaliteit en advertenties wilt, maar dat is niet echt de beste optie. Het bedrijf biedt ook Lite-, Classic- en Business-versies aan, die respectievelijk $ 9, 95, $ 19, 95 en $ 49, 95 kosten. Elk biedt dezelfde hierboven genoemde functies, maar deze verschillen op basis van de limiet voor het aantal ontvangsten dat het bedrijf zal scannen. Ik gebruik de versie van $ 19, 95, omdat dit het handigst is voor mij. Als u een groot bedrijf heeft, wilt u misschien overwegen de $ 49, 95 -versie te gebruiken.