Spring cleaning voor je Gmail

De maand waarin de lente wordt schoongemaakt, loopt ten einde, maar dat betekent niet dat je moet stoppen met het optimaliseren van de technologie in je leven. Gmail kan een bron van stress zijn als je geen goed systeem hebt om te reageren op e-mail of de mogelijkheid om gemakkelijk contactgegevens te vinden. Gelukkig zijn deze wijzigingen slechts een paar klikken verwijderd. Hier zijn zeven tips om Gmail op zijn best voor u te laten werken.

Organiseer e-mail op tabbladen en labels

Labels en tabbladen zijn twee functies die Gmail standaard biedt voor het groeperen van uw berichten. Tabbladen moeten mogelijk worden ingeschakeld voor je account als je deze nog niet helemaal bovenaan je postvak IN hebt staan. Als u wilt dat een bepaald type bericht op een specifiek tabblad wordt weergegeven, klikt u erop en sleept u het daar naartoe. Bovenaan wordt een bericht weergegeven waarin u wordt gevraagd of u wilt dat alle berichten zoals deze daar naartoe worden verzonden en klik op Ja.

Als u labels wilt toepassen, klikt u op de kleine pijl in de rechterbovenhoek van een e-mail en kiest u vervolgens Berichten filteren zoals deze. U kunt desgewenst extra informatie toevoegen aan de criteriavelden van het filter, maar zorg ervoor dat u het veld Label invult nadat u op Nieuw filter maken heeft geklikt. U kunt het filter ook toepassen op andere gesprekken die voldoen aan de zoekcriteria.

Voeg een markering toe als leesknop

Wanneer u een inbox vol met nieuwsbrieven bekijkt, of misschien alleen een aantal werkberichten waarop u bent gekopieerd, kan een knop die geselecteerde e-mails als gelezen markeert handig zijn. Als u deze knop wilt toevoegen, klikt u op het tandwielpictogram, gaat u naar Instellingen en vervolgens naar het tabblad Gmail Labs. Blader omlaag naar Markeren als gelezen en schakel deze in, klik vervolgens onderaan op Opslaan. Nu kunt u e-mail lezen in batches markeren met een knop boven aan de weergave Inbox, in plaats van door elke pagina te klikken.

Consolideer nieuwsbrieven

Mailinglijsten dragen in belangrijke mate bij aan de rommel die uw Inbox is geworden. Natuurlijk zijn er misschien een aantal onderwerpen of aanbiedingen waarin u geïnteresseerd bent, maar dan zijn er de rest. Als u voortdurend e-mail ziet en denkt: "Wat is dit?" dan is het tijd om Unroll.me te bekijken. Nadat u zich heeft aangemeld, kunt u abonnementen verwijderen die u niet wilt en de rest afleveren in slechts één dagelijkse e-mailoverzicht, die ze 'De samenvoeging' noemen.

Verzenden en archiveren

Als u reageert op een e-mail die u niet hoeft te blijven bekijken in uw Inbox, is Verzenden en archiveren uw nieuwe beste vriend. Klik op het tandwielpictogram en ga naar het menu Instellingen. Blader op het tabblad Algemeen omlaag naar Verzenden en archiveren. en schakel de functie in. Vergeet niet op de knop Wijzigingen opslaan onder aan het scherm te klikken. Wanneer een bericht dat je hebt beantwoord en gearchiveerd een antwoord krijgt, wordt dit terug in je Postvak bovenaan weergegeven.

Schakel automatisch maken van contacten uit

Standaard voegt Gmail een contactvermelding toe voor elke persoon die u e-mailt. Als je services zoals eBay of Craigslist gebruikt, kan dit je Contactpersonenlijst nogal snel in de war maken. Als u het maken van automatisch contact wilt uitschakelen, klikt u op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek en kiest u vervolgens Instellingen. Blader naar beneden op het tabblad Algemeen om contacten te maken voor automatisch aanvullen en markeer vervolgens de ballon naast Ik zal zelf contactpersonen toevoegen.

Contacten samenvoegen

Nu je de mogelijkheid van Gmail om nieuwe contacten toe te voegen hebt verwijderd, is het tijd om je huidige contacten te consolideren. Het heeft geen zin om drie verschillende vermeldingen voor één persoon te hebben, vooral wanneer Gmail u toestaat meerdere e-mail- en telefoonnummers per contactpersoon toe te voegen. Om uw lijst op te schonen: klik op Gmail in de linkerbovenhoek en kies Contactpersonen. De nieuwe gebruikersinterface voor Contactpersonenbeheer wordt geladen. Klik vervolgens op de optie Duplicaten zoeken in het menu aan de linkerkant. U kunt bekijken welke contacten u wilt samenvoegen voordat het proces volledig is voltooid.

Oude bijlagen verwijderen

Gmail-opslag is gekoppeld aan uw Google Drive-account. Met dat in gedachten, wil je misschien sommige bestandsbijlagen verwijderen die je in de loop van de tijd hebt ontvangen. Klik op de kleine pijl in het zoekvak boven aan Gmail. U zult een filterzoekvak zien laden. Vink het vakje naast 'Heeft bijlage' aan en vult vervolgens een groottedrempel in (bijvoorbeeld 25 MB). Hoewel 25 MB geen erg groot bestand is, heb je genoeg ruimte om nog een paar foto's op te slaan.

Heb je trucjes die je gebruikt om je Gmail opgeruimd en efficiënt te houden? Deel ze in de reacties.