Zes manieren om sneller te werken in MS Outlook

Organisaties, groot en klein, vertrouwen op Word-documenten, Excel-spreadsheets en PowerPoint-presentaties om de klus te klaren. In sommige opzichten is Outlook de arme neef van de drie spraakmakende Office-apps. Maar het echte werkpaard in de alomtegenwoordige suite van Microsoft is de niet-glamoureuze e-mail / contactmanager / taakplanner.

Met deze zes tips voor Outlook 2010, 2007 en 2003 kunt u minder tijd besteden aan het opnieuw openen van gearchiveerde berichten, uw herinneringen over herinneringen ophalen, bestanden slepen om ze als bijlagen te verzenden, voorwaarden toevoegen aan de spellingcontrole, ruimte vrijmaken op de taakbalk en verbeteren uw lijst met klikbesparende sneltoetsen voor het toetsenbord voor Outlook.

Archiveer de berichten van een map volgens uw planning

Veel mensen hoeven hun Outlook-e-mail niet te archiveren en kiezen in plaats daarvan om oude berichten te verwijderen of eenvoudigweg te laten ophopen. De meeste organisaties hebben echter de grootte van afzonderlijke Outlook-accounts, dus u kunt van de IT-medewerkers een bericht ontvangen om een deel van uw oude e-mail te archiveren.

Archiveren kan het opzwellen van de map voorkomen, maar het ophalen van gearchiveerde berichten duurt langer dan het opnieuw openen van niet-gearchiveerde berichten. Mogelijk hebt u eenvoudig toegang nodig tot berichten die ouder zijn dan de standaard instelling voor automatisch archiveren van Outlook van Outlook van 6 maanden. Het is eenvoudig om alle Outlook-archivering of de archivering van specifieke mappen en berichten door het programma uit te stellen.

(Merk op dat de Clean Up-functie van Outlook automatisch automatisch verwijdert wat het identificeert als redundante berichten in geselecteerde mappen. Dat is niet hetzelfde als het archiveren van oude e-mail.)

Als u automatische archivering voor e-mail in een specifieke map wilt inschakelen, klikt u met de rechtermuisknop op de map en kiest u Eigenschappen> AutoArchiveren. Standaard wordt de archiver om de 14 dagen uitgevoerd en is van toepassing op berichten die ouder zijn dan zes maanden. Als u de standaardinstellingen wilt wijzigen, kiest u de knop Standaardarchiefinstellingen om het dialoogvenster AutoArchiveren te openen. Hier kunt u de frequentie van archivering, de tijdsduur dat berichten worden verwijderd en de locatie van uw archive.pst-bestand wijzigen.

Om de archiefinstellingen van een enkele map aan te passen, klikt u er met de rechtermuisknop op, kiest u Eigenschappen> AutoArchiveren, selecteert u "Archiveer deze map met behulp van deze instellingen" en maakt u uw keuzes. Als u wilt voorkomen dat een afzonderlijk bericht wordt gearchiveerd, opent u het en klikt u op Bestand> Info> Eigenschappen in Outlook 2010 en 2007 of Bestand> Eigenschappen in Outlook 2003. Schakel dit selectievakje in "Do not AutoArchive this item."

Maak uw herinneringen meer informatief

Met Outlook kunt u bepaalde berichten toewijzen aan een categorie met kleurcodering of deze markeren met een vervolgvlag. Zelfs met deze visuele aanwijzingen heb je mogelijk hulp nodig om de betekenis van het bericht te onthouden. Als u een beschrijving wilt toevoegen die naast de vlag verschijnt wanneer u het bericht opent, kiest u Opvolgen> Aangepast en voert u een woord of zinsdeel van uitleg in.

Als u een herinnering wilt toevoegen die ook in uw taken en agenda wordt weergegeven, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht en kiest u Vervolg> Herinnering toevoegen. Voeg in het veld 'Markeren als' een beschrijving toe van de vervolgactie. Deze tekst wordt bovenaan het bericht weergegeven, samen met andere informatie over de herinnering.

De snelle manier om een bestandsbijlage te verzenden

De standaardmethode voor het koppelen van een bestand aan een e-mail is om een nieuw bericht te openen, het paperclip-pictogram te kiezen en naar het bestand te gaan in het mapvenster dat verschijnt. Als u zich in Windows Verkenner of in een willekeurig mapvenster bevindt, kunt u met de rechtermuisknop op het bestand klikken en Verzenden naar> E-mailontvanger kiezen, waarmee een nieuw bericht in uw standaard e-mailprogramma wordt geopend.

U kunt mogelijk nog meer tijd besparen door het bestand rechtstreeks naar uw Outlook-inbox te slepen, dat eveneens een nieuw bericht opent met het bestand automatisch bijgevoegd.

Pas de spellingcontrole van Outlook aan

Spelfouten zijn ronduit onprofessioneel, waardoor de spellingcontrole-functie van Outlook voor de meeste mensen onmisbaar is. Geen woordenboek voor spellingcontrole bevat alle woorden die u waarschijnlijk regelmatig zult gebruiken in uw correspondenties. U kunt de spellingcontrole van Outlook nauwkeuriger maken door namen en termen die u vaak gebruikt toe te voegen. Selecteer in Outlook 2010 en 2007 Bestand> Opties> E-mail> Spelling en Autocorrectie> Aangepaste woordenboeken> Woordlijst bewerken. Voeg uw nieuwe voorwaarden één voor één toe en klik tweemaal op OK.

Klik in Outlook 2003 op Extra> Opties> Spelling en kies de knop Bewerken onder "Aangepast woordenboek bewerken". Klik door de waarschuwing, voeg indien nodig de nieuwe voorwaarden toe aan het bestand Custom.dic, klik op Bestand> Opslaan en vervolgens op Bestand> Afsluiten. (OK, deze tip bespaart je misschien niet veel tijd, maar je ziet er misschien beter uit.)

Microsoft biedt meer informatie over aangepaste woordenboeken in Outlook en andere Office 2010-apps op de ondersteuningssite van Office.

Minimaliseer Outlook naar het systeemvak

Halverwege uw werkdag kan uw taakbalk behoorlijk vol raken met geminimaliseerde applicaties, zelfs als u de optie kiest om meerdere open vensters per programma te groeperen. (Als u deze optie wilt instellen, klikt u met de rechtermuisknop op de taakbalk, kiest u Eigenschappen> Taakbalk en selecteert u 'Altijd combineren, labels verbergen' in het vervolgkeuzemenu naast 'Taakbalkknoppen'.)

U kunt Outlook uit de taakbalkmix halen door het geminimaliseerde pictogram alleen in het systeemvak te plaatsen. Hiertoe klikt u met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram in het systeemvak en kiest u Verbergen wanneer geminimaliseerd. Outlook minimaliseert voortaan alleen het systeemvak in plaats van de taakbalk.

Schakel snel naar een andere Office-app

Als je een Office-app open hebt staan, is de kans groot dat je uiteindelijk in een andere app moet werken. U kunt vanuit Outlook een nieuw Word-document, Excel-spreadsheet, PowerPoint-presentatie of een ander type bestand openen door op Ctrl + Shift + H te drukken. Met deze sneltoets opent u het dialoogvenster Nieuw Microsoft Office-document. Kies gewoon het gewenste type bestand en klik op OK.

De Microsoft Office-website bevat tientallen sneltoetsen voor Outlook 2010, Outlook 2007 en Outlook 2003. Hier zijn de snelkoppelingen voor e-mail:

Schakel over naar Inbox: Ctrl + Shift + I

Schakel over naar Outbox: Ctrl + Shift + O

Kies een account om een bericht te verzenden vanuit: Ctrl + Tab (focus op Naar regel) en klik vervolgens op de knop Accounts

Verzenden: Alt + S

Antwoorden op een bericht: Ctrl + R

Allen beantwoorden in een bericht: Ctrl + Shift + R

Markeer een bericht als rommel: Ctrl + Alt + J

Geblokkeerde externe inhoud weergeven (in een bericht): Ctrl + Shift + I

Posten naar een map: Ctrl + Shift + S

Controleer op nieuwe e-mail: Ctrl + M of F9

Ga naar het volgende bericht: Pijl-omhoog