Het bedrijf waar ik voor werk, vertrouwt op Microsoft Word-sjablonen om allerlei soorten documenten te maken, van brieven van één pagina tot rapporten van honderden pagina's lang. Met behulp van de sjablonen kunnen we ervoor zorgen dat alle documenten die we naar klanten en partners sturen een vergelijkbare look en feel hebben.

Een van de meest gebruikte sjablonen in onze collectie is een brief met meerdere pagina's met de datum bovenaan de eerste pagina, net onder het bedrijfslogo en in de kop van de volgende pagina's. Helaas zijn de letters meestal enkele dagen voor verzending samengesteld en verschuift de verzenddatum vaak. Bovendien worden de brieven soms op andere data verzonden dan de officiële "verzonden" datum. Daarom kunnen we geen veld toevoegen aan de letters die de huidige datum weergeven.

Hoewel auteurs meestal onthouden dat ze de datum op de eerste pagina van de brief moeten wijzigen, vergeten ze bijna altijd dezelfde wijziging in de datum in de kop van de volgende pagina's. De oplossing was om een ​​tekstveld toe te voegen aan de eerste pagina van de brief die auteurs gebruiken om de verzenddatum van de brief in te voeren en vervolgens om een ​​kruisverwijzing naar het tekstveld in de kop van de volgende pagina's te plaatsen.

Word-formuliervelden maken het gemakkelijk om tekst te herhalen

Het is eigenlijk gemakkelijker om één keer tekst in te voeren en elders in Word 2003-documenten te laten herhalen dan om hetzelfde te doen in Word 2007 en 2010. Dat komt omdat Microsoft het moeilijker maakte om in de recentere versies toegang te krijgen tot de veldtoets voor tekstformulieren. van Word. Alles in naam van de ergonomie, dat weet ik zeker.

Open in Word 2003 de sjabloon waaraan u de herhaalde tekst wilt toevoegen. Zorg ervoor dat de werkbalk Formulieren zichtbaar is door te klikken op Beeld> Werkbalken> Formulieren. Plaats vervolgens de cursor op de plek waar u de herhalende tekst wilt laten verschijnen en kies de veldknop voor het formulier op de werkbalk Formulieren. (Het is de knop "ab" helemaal links op de werkbalk.)

Er verschijnt een grijs kader met vijf kleine cirkels naast elkaar. Klik in het vak om korte, beschrijvende tekst toe te voegen, zoals 'Verzendingsdatum invoeren'. Dubbelklik op het vak om het dialoogvenster Tekstformulierveldopties te openen. De personen die de sjabloon gebruiken, voeren de tekst in die ze willen herhalen in het vak "Standaardtekst". Houd dit veld voorlopig leeg, maar voer een korte, beschrijvende tekstreeks in het veld Bladwijzers linksonder in het dialoogvenster in (spaties of interpunctie zijn niet toegestaan). Als u klaar bent, klikt u op OK om het dialoogvenster te sluiten en terug te keren naar de sjabloon.

Als u wilt dat de tekst die de auteurs in het tekstveld invullen, elders in het document wordt weergegeven, voegt u een kruisverwijzing toe aan het veld, waar u de herhaalde tekst wilt laten verschijnen. Zoals ik hierboven heb uitgelegd, heeft het bedrijf waar ik voor werk de datum nodig die de auteurs op de eerste pagina invoeren om in de kop van de tweede en alle volgende pagina's van het document te verschijnen.

De eerste stap bij het toevoegen van een dergelijke verwijzing is het maken van een sectie-einde om te voorkomen dat de koptekstinformatie wordt weergegeven op de eerste pagina van het document. Plaats de cursor aan het einde van de eerste pagina, klik op Invoegen> Onderbreking en kies Volgende pagina onder Onderverdeling. Dubbelklik in de kop van de tweede pagina en schakel Link naar vorig uit. De tag Same to Previous verdwijnt.

Klik vervolgens in de kop waar u de herhaalde tekst wilt laten verschijnen en kies Invoegen> Verwijzing> Kruisverwijzing. Kies in het dialoogvenster Kruisverwijzing Bookmark in het vervolgkeuzemenu Referentietype en selecteer de bladwijzer die u zojuist hebt gemaakt in de lijst met bladwijzers die onder aan het venster wordt weergegeven.

Wanneer zij de sjabloon gebruiken om een ​​document te maken, zal elke tekst die auteurs invoeren in het tekstveld op de eerste pagina verschijnen in de kop van de tweede en volgende pagina's (of waar u de kruisverwijzing ook plaatst). Auteurs dubbelklikken eenvoudig op het tekstveld om het dialoogvenster Tekstformulierveldopties te openen, de tekst in te voeren die ze willen herhalen in het vak "Standaardtekst" en klik op OK.

Nadat ze het document hebben opgeslagen en opnieuw hebben geopend, wordt die tekst weergegeven in het tekstvak en op alle bladwijzers in het document. Om te zien hoe de tekst er meteen uitziet, gebruikt u de optie Afdrukvoorbeeld zonder het bestand daadwerkelijk af te drukken.

Het automatisch herhalen van tekst is lastiger in Word 2007 en 2010

Ik verwachtte ten volle dat het proces om dergelijke kruisverwijzingen toe te voegen gemakkelijker zou zijn in de nieuwere versies van Word, maar daarvoor zijn er verschillende extra stappen nodig in Word 2007 en 2010. Eerst moet je ervoor zorgen dat het ontwikkelaarslint zichtbaar is; het is standaard verborgen. Om het weer zichtbaar te maken, klikt u op Bestand> Opties> Lint aanpassen en vinkt u Ontwikkelaar aan onder Hoofdtabs aan de rechterkant van het venster Woordopties.

Als het ontwikkelaarsbandje is ingeschakeld, kiest u het en selecteert u de knop Legacy-tools in het gedeelte Besturing van het lint. Selecteer in het vervolgkeuzemenu dat verschijnt het veld Tekstformulierveld uiterst links van de bovenste rij. Vanaf dit punt zijn de stappen voor het toevoegen van het tekstveld met bladwijzers en kruisverwijzingen bijna identiek aan die hierboven beschreven voor Word 2003.

Houd er rekening mee dat het tekstveld en kruisverwijzingen er in de Word 2007- en 2010-sjabloon anders uitzien dan in de Word 2003-sjabloon. U maakt ook een sectie-einde in de twee nieuwere versies van Word (om te voorkomen dat de herhaalde tekst in de kop van de eerste pagina van het document verschijnt) door op het lint voor de pagina-indeling te klikken, Breaks te selecteren en Volgende pagina onder Secties te selecteren.