Sommige lezers hebben een uitzondering gemaakt toen ik in een post van vorige maand aangaf over het toekomstbestendig maken van uw gegevensarchief dat de eigen Office-bestandsindelingen van Microsoft de tand des tijds niet doorstaan. Welnu, compatibiliteitsproblemen zijn al opgedoken tussen de twee meest recente releases van MS Word.

Verschillende mensen melden dat spaties willekeurig worden verwijderd uit documenten die zijn gemaakt in Word 2010 wanneer de bestanden worden geopend in Word 2007 op een andere computer. (Een bericht op het Microsoft Answers-forum legt het probleem in meer detail uit.)

De snelle oplossing is om beide systemen in te stellen om Adobe PDF als standaardprinterstuurprogramma te gebruiken. Dit is natuurlijk een systeemomvattende instelling die u wijzigt in de apparaten en printers van Windows 7 (Printers en faxapparaten in Vista en XP). Microsoft biedt een korte video waarin wordt uitgelegd hoe u uw standaardprinter in Windows 7 kunt wijzigen; de stappen zijn vergelijkbaar in eerdere Windows-versies.

Als u bereid bent om te doen zonder de nieuwe functies van XML-gebaseerde Office-bestandsindelingen van Microsoft, kunt u instellen dat Word standaard de oudere .doc-indeling gebruikt in plaats van de nieuwere .docx. Klik hiertoe in Word 2010 op Bestand> Opties> Geavanceerd en blader naar "Compatibiliteitsopties" onder aan het rechter venster. Kies Alle nieuwe documenten in het eerste vervolgkeuzemenu en Microsoft Office Word 2003 in het tweede menu.

De TechNet-site van Microsoft beschrijft de compatibiliteitsmodusinstellingen in respectievelijk Office 2010 en Office 2007. Op de Office 2010-pagina van Wikipedia staan ​​de functies die zijn verwijderd uit de meest recente versie van de suite.

Een 'standaard' bestandsformaat werkt op een zeer niet-standaard manier

Beide oplossingen voor het probleem met de bestandsindeling van Word - het opnieuw instellen van de standaardprinter op beide pc's en terugkeren naar de standaardindeling .doc - lijken overdreven om iets aan te pakken dat lijkt op een klein probleempje. De grotere vraag voor mij is welk voordeel de Office XML-bestandsindelingen bieden aan pc-gebruikers. In bedrijfsomgevingen maken ze het bestandsbeheer duidelijk eenvoudiger en efficiënter voor IT-afdelingen (zodra alle compatibiliteitsproblemen zijn opgelost).

Maar dit is niet hoe je zou verwachten dat een de-facto standaard bestandsformaat werkt. Het lijkt erop dat Microsoft alle voordelen van een van de meest vooraanstaande bestandsstandaarden in de computerindustrie wil hebben, zonder de kosten van het waarborgen van nieuwe versies van het formaat die compatibel blijven met eerdere releases.

De Office-bestandsindelingen - nieuw en oud - zullen de branche nog vele jaren domineren. Organisaties profiteren ongetwijfeld van de voorspelbaarheid die deze 'standaarden' bieden. Eveneens zijn miljoenen dollars besteed aan het trainen van mensen om Word, Excel, PowerPoint, Access en andere Office-apps te gebruiken. Maar wat betreft productiviteit en gebruiksgemak, zijn deze programma's echt de beste keuze vanuit het oogpunt van een gebruiker?

Met andere woorden, zijn we pc-gebruikers voor de rit, of worden we voor één genomen?