Microsoft heeft gisteren de preview vrijgegeven van zijn nieuwe browsergebaseerde e-mailservice, Outlook.com. De gratis dienst, die bedoeld was om uiteindelijk de steeds ouder wordende Hotmail te vervangen, brengt een minimalistische gebruikersinterface, sociale media en Skydrive-integratie en een hele reeks functies. Zoals ik in mijn eerste take al zei, is het een geweldig alternatief voor Gmail en zeker de moeite waard om over te schakelen naar bestaande Hotmail- of Live.com-gebruikers. In feite hebben meer dan een miljoen gebruikers zich al aangemeld.

Om overal in de buurt van nuttig te zijn, zou een e-mailservice voldoende manieren moeten bieden om uw berichten te ordenen. En gelukkig bestrijkt Outlook.com alle basisprincipes en meer. Hieronder bespreek ik vijf manieren om uw berichten te beheren en uw inbox netjes en opgeruimd te houden.

1. Directe acties

Wanneer u met de muis over een e-mail beweegt, verschijnen er drie grijze pictogrammen tussen de naam van de afzender en het onderwerpveld. Met deze bedieningselementen voor 'Directe actie' kun je een bericht verwijderen, markeren als ongelezen of markeren voor beoordeling (de laatste actie verplaatst het naar de bovenkant van je postvak IN). U kunt dezelfde acties uitvoeren met de balk Opdrachten bovenaan het scherm, maar de pictogrammen voor directe actie besparen u een paar klikken. Bovendien houdt Microsoft de interface schoon en zonder rommel, door de pictogrammen te verbergen totdat u ze nodig hebt. Als u wilt, kunt u meer pictogrammen toevoegen vanuit het menu Instellingen, waaronder het verplaatsen van het bericht naar een map en het als rommel markeren. Houd er echter rekening mee dat u slechts drie pictogrammen in één keer kunt zien.

Door over de naam van de afzender te moppen, wordt een pop-upmenu getoond met opdrachten voor het verzenden van een e-mail naar de contactpersoon, het plannen van een opschoning (zie de laatste stap), het vinden van alle e-mails van de afzender, het verplaatsen van die berichten of het volledig verwijderen ervan. . Hoewel het menu officieel geen "Instant Action" -functie is, is het een andere manier om een ​​bericht te organiseren zonder de opdrachtbalk te gebruiken.

2. Mappen en Quick View-categorieën

De mappenfunctie van Outlook.com is vergelijkbaar met die van andere populaire e-maildiensten. Wanneer u een bestand naar een map verplaatst, wordt het uit de inbox verwijderd, net als wanneer u een papieren bestand van uw bureau hebt gehaald en in een la hebt bewaard. U kunt e-mails aan een map toevoegen door slepen en neerzetten of door de e-mail te selecteren en het vervolgkeuzemenu Verplaatsen naar te gebruiken in de opdrachtbalk. Standaardmappen bevatten Ongewenste e-mailberichten, Verzonden en Concepten, maar u kunt zoveel mappen maken als u wilt.

Categorieën werken anders. In plaats van als afzonderlijke mappen te fungeren, zijn categorieën manieren om berichten te classificeren op basis van hun inhoud. Dus zelfs wanneer u een bericht toewijst aan een categorie, blijft deze in uw inbox staan. Als u op een categorie klikt, worden alleen de berichten weergegeven die eraan zijn toegewezen.

Microsoft heeft standaardcategorieën toegevoegd voor berichten met bijlagen en berichten met een verzendingsnummer. Wanneer deze berichten aankomen, zal Outlook.com ze detecteren en automatisch taggen met de juiste categorie. Net als bij mappen kunt u uw eigen categorieën maken, maar u kunt alleen categorieën toewijzen door het bericht te selecteren en het vervolgkeuzemenu op de opdrachtbalk te gebruiken. Slepen en neerzetten is geen optie.

3. Regels en filters

Net als bij Gmail kun je regels maken op basis van de naam of het adres van de afzender, het veld 'Aan' of 'CC', het veld 'Onderwerp' of het bericht met bijlagen. Vervolgens kunt u Outlook.com laten weten om ze automatisch naar een map te verplaatsen, ze in uw inbox te markeren, door te sturen naar een nieuw e-mailadres, een categorie toe te voegen of te verwijderen of volledig te verwijderen. Om het menu Regels te openen, klikt u op het menu Sweep in de balk Opdrachten en kiest u Regels beheren.

U kunt uw inkomende berichten beheren per afzender onder de optie Veilige en geblokkeerde afzenders van het menu Instellingen. De opties omvatten onder meer aangeven welke afzenders "veilig" zijn (zodat de berichten niet als rommel worden gemarkeerd), welke mailinglijsten veilig zijn en welke afzenders volledig moeten worden geblokkeerd. E-mails van een afzender in uw geblokkeerde lijst worden verwijderd.

4. Ongewenste e-mails

Gebruik een e-mailaccount lang genoeg en spam begint in te druppelen. En het kan al snel een vloed worden. Zoals het zou moeten, biedt Outlook.com een ​​paar hulpmiddelen voor het beheren van ongewenste e-mail, waarvan de eerste toegankelijk is via de balk Opdrachten. Als u op de optie Ongewenste klikken klikt, worden er keuzes weergegeven voor het markeren van het bericht als ongewenste e-mail, het melden van phishing-scams of het waarschuwen van Microsoft als u vermoedt dat het account van een vriend is gehackt. Als u een bericht per ongeluk als ongewenste e-mail markeert, kunt u de actie in uw map Ongewenste berichten ongedaan maken. Dat is een noodzakelijke functie omdat toekomstige berichten van die afzender zullen worden verwijderd.

In het menu Instellingen zijn er meer hulpmiddelen voor het beheren van ongewenste e-mail. Klik op de optie Filters en rapportage om filters voor ongewenste e-mail in te stellen, beslis of u ongewenste e-mail naar Microsoft wilt melden of blokkeer de inhoud van alle onbekende afzenders.

5. Veeg en plan opruimen

Hoewel er geen bezem bij betrokken is, kun je je inbox vegen met behulp van het vervolgkeuzemenu op de opdrachtbalk. Hier kunt u alle berichten van een afzender verplaatsen of deze als een groep verwijderen.

Onder hetzelfde menu biedt de opschoningsfunctie Plannen extra opties, zoals het alleen houden van de recente berichten van een afzender of het verwijderen van iets dat ouder is dan 3, 10, 30 of 60 dagen. Of, als u wilt, kunt u de oudere berichten naar een specifieke map verplaatsen.