Tweemaal in de laatste maand moest ik opnieuw kennis maken met Microsoft Office omdat een bedrijf met wie ik werkte een echt Office-bestand nodig had. Beide ervaringen maakten dat ik de eenvoudige, rechttoe rechtaan apps van Google Drive helemaal opnieuw waardeerde.

Ja, er zijn taken. Het tekstverwerkings-, spreadsheet- en presentatieprogramma van Google Drive kan het niet goed of helemaal niet verwerken, maar voor 99, 9 procent van de bestanden waar ik aan werk, past Google Drive goed bij de rekening. Hier zijn vijf manieren om Google Drive te gebruiken om minuten van je werkdag te scheren.

Toetsenbord sneltoets opent een lijst met sneltoetsen

Na een paar decennia computergebruik heeft mijn geheugencapaciteit voor sneltoetsen mogelijk de limiet bereikt. Toch is er geen betere manier om sneller te werken dan om de muis te laten schieten ten gunste van toetsencombinaties voor veel voorkomende bewerkingen.

Google Drive biedt een hele reeks speciale sneltoetsen voor het toetsenbord, waarvan de meeste die Ed Rhee van CNET in een bericht van afgelopen april beschreef.

Voor ons typen met een geheugenstoornis is de laatste snelkoppeling op de lijst de belangrijkste: typ een vraagteken (of Shift + /) om een ​​venster te openen met alle combinaties van Google Drive-toetsaanslagen. (De lijst met snelkoppelingen kan ook worden geopend door te klikken op de optie "Sneltoetsen" in het menu Instellingen (tandwielpictogram) in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster.)

Houd er rekening mee dat Ed in februari een lijst met Gmail-sneltoetsen voor het toetsenbord heeft gegeven, die je ook via het vraagteken in het hoofdvenster van Gmail kunt openen.

E-mailtekst wordt een Google Docs-bestand

In een bericht van afgelopen mei beschreef ik Josh Sullivan's gratis Gmail-bijlagen bij Drive-extensie voor Google Chrome, die een "Opslaan in Drive" -optie toevoegt aan berichten met bijlagen.

Helaas is er geen manier om het bericht zelf op te slaan in Google Drive in een bewerkbare indeling. (U kunt het bericht openen en Bestand> Pagina opslaan als> Google Drive kiezen, maar het resulterende HTML- of 'Webarchief'-bestand kan niet worden bewerkt als een tekstdocument in Google Drive.)

De gratis Mail2Drive-extensie voor Google Drive biedt u een uniek e-mailadres dat u kunt gebruiken om de berichttekst om te zetten in een Google Documenten-bestand met platte tekst.

Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd en je hebt aangemeld bij je Google Drive-account, ga je naar de Mail2Drive-pagina en klik je op App starten om het welkomstscherm van het programma te openen. Kies 'Klik hier om aan de slag te gaan' om het e-mailadres te genereren.

Om te vermijden dat ik het Mail2Text-adres moest kopiëren en plakken telkens wanneer ik een bericht naar een Google Docs-bestand wilde converteren, maakte ik een Mail2Text-contactpersoon in Gmail. Hierdoor kan ik het bericht doorsturen en typ "mail2text" in het veld Aan: om het Mail2Text-adres in te voeren.

De eerste keren dat ik berichten op deze manier doorstuurde, zijn de berichten nooit in Google Drive terechtgekomen. U moet het voorvoegsel "Mail2Drive" verwijderen van het adres in het veld Aan: voor het bericht om het in uw Google Drive-winkel te maken. Het is ook mogelijk dat u het resulterende bestand naar Google Documenten moet exporteren voordat het kan worden bewerkt.

Een andere beperking bij het gebruik van Mail2Drive is dat de bestanden die door de extensie worden gemaakt, in mappen onder de hoofdlijst van Mijn schijf worden geplaatst. U kunt geen andere locatie opgeven wanneer u het bericht verzendt naar Google Drive.

Natuurlijk kunt u de bestanden en mappen opnieuw indelen door ze te selecteren en het mappictogram te kiezen om het organizatievenster van Google Drive te openen.

Beperk Google Drive-synchronisaties naar specifieke mappen

De Google Drive-functie waar ik op ben gaan vertrouwen, is de mogelijkheid om de meest recente versies van al mijn bestanden automatisch op al mijn computers en apparaten beschikbaar te hebben, of ik nu online ben of niet. Dit niveau van bestandsduplicatie kan echter snel een grote hap uit de harde schijven van de machine halen.

Als u ruimte op een bepaalde pc wilt besparen, beperkt u de Google Drive-mappen die met het systeem worden gesynchroniseerd. Klik op het Google Drive-pictogram in de taakbalk en kies Voorkeuren. Vink 'Slechts enkele mappen synchroniseren met deze computer' aan, kies de mappen die u wilt synchroniseren in het venster Synchronisatie-opties en klik op 'Wijzigingen toepassen'.

Zoals in het dialoogvenster Voorkeuren wordt aangegeven, worden bestanden die zich niet in een Google Drive-map bevinden altijd gesynchroniseerd. Om alle bestandssynchronisatie uit te schakelen, schakelt u de optie "Synchroniseer Google Documenten bestanden" uit die onder het mappenvenster verschijnen.

Bespaar opslagruimte door onnodige bestandsversies te verwijderen

Google Drive bewaart alle versies van uw bestanden 30 dagen of maximaal 100 revisies. Afhankelijk van het type en de grootte van de bestanden die je opslaat, kunnen de versies een groot deel van je beschikbare opslagruimte innemen.

Als u wilt voorkomen dat Google Drive eerdere versies van een bestand verwijdert, selecteert u het bestand en klikt u op Meer> Revisies beheren. (Merk op dat deze optie niet beschikbaar is voor bestanden die niet meerdere versies hebben.) Controleer de optie van het bestand onder "Niet automatisch verwijderen".

Maak een enkel archief voor al uw Google-gegevens

Verschillende add-ons beloven een back-up te maken van uw Google Drive-bestanden, maar de Google Takeout-archiefdienst voldoet mogelijk aan uw back-upbehoeften zonder een ander programma te hoeven downloaden en installeren.

Gerelateerde verhalen

• Een betere manier om documenten snel te bekijken in Google Drive
• Hoe u een webpagina rechtstreeks in Google Drive opslaat
• Aan de slag met Google Docs voor iOS

Begin door je aan te melden bij je Google-account en de Afhaalpagina te openen. Naast uw Google Drive-bestanden kunt u alle gegevens archiveren in Google+, uw kringen, contacten, profiel, Picasa-afbeeldingen, Google Voice en andere Google-services.

Als u alles wilt archiveren, klikt u op de knop Archief maken op het tabblad 'Al uw gegevens' of selecteert u meer selectief. Klik vervolgens op 'Services kiezen' en kies degene waarvan u een back-up wilt maken voordat u op 'Archief maken' klikt.

Het kostte slechts een paar minuten om het ZIP-archief voor te bereiden van ongeveer 150 MB aan Google-gegevens, waarvan het grootste deel bestond uit Google Drive-bestanden. Klik op de knop Downloaden om het downloaden te starten.

Wanneer het downloaden is voltooid, unzip je het bestand om je gegevens in de respectieve map van elke app te bekijken. Ik zou alleen willen dat het archief mijn zoek- en browsegeschiedenis bevatte. Dan weet ik misschien zoveel van mezelf als Google van mij weet.