Het is na 21.00 uur en je bent in de verleiding om je zakelijke e-mail nog een keer op je telefoon te controleren voordat je hem een nacht belt.
Slecht idee.
Volgens onderzoekers van de Michigan State University waren mensen die na 21.00 uur gebruikten hun telefoon slechter en minder actief op het werk de volgende dag. Chad Brooks van BusinessNewsDaily rapporteerde over de studie afgelopen januari.
In de afgelopen maand "Brevity is de ziel van e-mail", merkte ik op dat werknemers gemiddeld meer dan een kwart van hun tijd op het werk doorbrengen met behulp van e-mail. In een recent onderzoek van 1300 zakelijke professionals door OfficeNet.com wordt e-mail aangehaald als de grootste tijdverspiller (44 procent), op de voet gevolgd door vergaderingen (42 procent).
In een altijd verbonden wereld vinden veel werknemers het nodig om hun e-mailinbox een of twee keer per uur te controleren, en vaak zelfs tot middernacht. Productiviteitsdeskundige Peter Bregman raadt aan om uw e-mailcheckers te beperken tot maximaal één uur en People Skills Decoded Edouard stelt voor om de e-mail slechts twee keer per dag te controleren.
Afwezigheid op de werkplek kan vele vormen aannemen. Rachel Emma Silverman van de Wall Street Journal bracht in december 2012 verslag uit van een studie van de University of California, Irvine, onderzoekers die ontdekten dat kantoormedewerkers ongeveer eens in de drie minuten worden onderbroken of zichzelf onderbreken, en het kan 23 minuten duren voor een onderbroken werker om terug te keren naar de oorspronkelijke taak.
Het WSJ-artikel citeert een programma bij de Software and Services Group van Intel waarmee medewerkers een vier uur lang blok van "heads-down" -tijd konden instellen dat vrij was van niet-urgente vergaderingen. Gedurende deze periode werd van de werknemers niet verwacht dat zij interne e-mail beantwoorden.
Een manier om zelfonderbrekingen te voorkomen, is door de sites en programma's die u waarschijnlijk verleiden tijdelijk uit te schakelen, tijdelijk uit te schakelen. Felix Belzile's Cold Turkey laat je de toegang blokkeren tot de services en apps die je selecteert op de tijden die je hebt ingesteld. Het programma is donationware, wat betekent dat de ontwikkelaar een donatie van $ 10 suggereert, maar laat u het bedrag bepalen dat u wilt uitgeven, evenals het percentage van uw betaling dat u naar een goed doel wilt sturen.
Met Cold Turkey blijft wat je blokkeert geblokkeerd totdat de periode die je hebt ingesteld is verstreken. Als u er de voorkeur aan geeft om uw afleidingsvrije periode te onderbreken, plaatst de gratis Focus Booster een alleenwerkende timer op uw scherm gedurende de door u gekozen tijd.
De afleidingsblokker die niet rommelt
Nadat u Cold Turkey hebt geïnstalleerd, wordt een starthandleiding in uw standaardbrowser geopend. Klik op de knop Volgende om het scherm Blokkeer wat te openen, dat boven aan dit bericht wordt weergegeven. Cold Turkey biedt standaard de mogelijkheid om Facebook, Twitter, Reddit, StumbleUpon, Addicting Games, College Humor en vier andere sites te blokkeren. Klik op de X naast de naam om een van de voorgeselecteerde sites te verwijderen. Om een site aan de blokkeerlijst van het programma toe te voegen, klikt u op "Voeg iets toe" en voert u de URL in.
Geen programma's worden standaard geblokkeerd; om een app aan je geblokkeerde lijst toe te voegen, klik je op "Add something" onder Applications, navigeer je in Explorer naar het uitvoerbare bestand van het programma en selecteer je Openen. Wanneer uw blokkeerlijst is voltooid, klikt u op Volgende.
Het scherm Blokkering wanneer presenteert een zevendaagse kalender waarmee u uw bloktijd in stappen van 30 minuten kunt instellen van 8 tot 23 uur. U kunt ook alles blokkeren of deblokkeren. Nadat u de tijden hebt gekozen waarop u uw toegang wilt beperken, klikt u op Volgende.
U krijgt de kans om terug te gaan uit uw selectie en u wordt gewaarschuwd dat wanneer u op de knop "Turkije Krijgen" klikt, u de instellingen niet kunt wijzigen tot de laatste 30 minuten die u hebt geselecteerd is verstreken. Maar u kunt uw bloktijd uitbreiden en op elk gewenst moment meer sites en programma's toevoegen aan uw blokkeerlijst.
Het bericht dat uw blokkering bevestigt, geeft aan dat u mogelijk uw browser moet vernieuwen voordat de beperkingen van kracht worden. Toen ik Cold Turkey testte, verscheen er een waarschuwing van het Windows 8 Action Center dat het 'mogelijk schadelijke software' had ontdekt. Toen ik het dialoogvenster opende, verscheen een Clean System-optie. Nadat ik de robot had gerend, verdween de waarschuwing zonder de instellingen van Cold Turkey aan te tasten.
Elke keer dat ik probeerde een site op mijn beperkte lijst te openen tijdens een blokkeerperiode, verscheen een bericht "pagina niet beschikbaar". Ook toen ik probeerde een geblokkeerde app te openen, verscheen er een foutmelding over een bestandsfout.
Ik heb niet veel moeite gedaan om de blokinstellingen van Cold Turkey te negeren, omdat in mijn geval een beetje afschrikking alles was dat nodig was om me te concentreren op de taak die voorhanden was.
De Pomodoro-benadering om afleiding te vermijden
Ik schreef over de Pomodoro-techniek voor tijdbeheer in een post van april 2011. Het concept is om tijdblokken te maken waarin je je volledig richt op de taak die voorhanden is. De standaard duur is 25 minuten werk gevolgd door een pauze van 5 minuten. Focus Booster plaatst een klein venster op uw scherm dat uw huidige werkperiode telt.
Klik op het instellingenpictogram aan de rechterkant van de countdownklok om de instellingen van het programma te openen. Met Focus Booster kunt u de lengte van uw afleidingsvrije werktijd en de volgende pauze kiezen. U kunt ook het tikkende geluid uitschakelen als de werk- en breektijd aftellen, de alarmen aan het einde van werkperioden en pauzes uitschakelen, voorkomen dat het aftelvenster boven op het scherm blijft staan en automatisch starten inschakelen.
Niet iedereen heeft de geforceerde uitschakeling van alle of geselecteerde sites en apps nodig om afgeleid te worden van hun directe werktaak. Er is enig gevaar bij het toepassen van een programma dat sommige van de functies van je systeem vergrendelt, zoals blijkt uit de waarschuwing die Windows genereerde toen de blokkering van Cold Turkey van kracht werd. Geen zorgen met Focus Booster.
Merk op dat ik een andere internetblokkeringsapp heb getest waarvan de installatie vereist was door te klikken op een onheilspellende Windows-waarschuwing dat een mogelijk kwaadaardige app probeerde de instellingen van mijn pc te wijzigen. Dat programma heeft uiteindelijk de toegang tot internet niet geblokkeerd, daarom schrijf ik er in dit bericht niet over. Ik zal dit artikel bijwerken als ik het programma aan het werk kan krijgen.
Ik heb het geluk dat ik urenlang op een enkel project kan werken zonder verleid te worden om e-mail te checken of te zien wat mijn Facebook-vrienden en Twitter-tweeters van plan zijn. Als je niet zoveel geluk hebt, kunnen apps die afleiding voorkomen, zoals Cold Turkey en Focus Booster, ervoor zorgen dat je werktijd zo productief mogelijk is.
Een opmerking over de beschikbaarheid buiten kantooruren door niet-uitgegeven werknemers: eerder deze maand rapporteerde Scott Sayare van de New York Times over een voorstel van Franse vakbonden en bedrijven om de netwerktoegang voor werknemers buiten de openingstijden te beperken. Organisaties in de VS maken zich zorgen over ongehuwde werknemers die hun e-mail controleren en zich anders aanmelden bij het netwerk van hun werkgever buiten hun normale werkuren.
De Fair Labor Standards Act vereist dat werkgevers niet-betaalde werknemers anderhalf uur betalen voor werk dat wordt gedaan buiten de standaard 40-urige werkweek. Zoals Jason E. Reisman en Terry Gillespie rapporteren op de website van advocatenkantoor Obermayer Rebmann Maxwell & Hippel LLP, moeten organisaties die hun niet-gebruikte werknemers toegang bieden tot e-mail en andere netwerkdiensten in het weekend of andere tijden buiten hun standaard werkdag, de tijd bijhouden om zorgen dat medewerkers op gepaste wijze worden gecompenseerd.
In augustus heeft het ministerie van Arbeid van Duitsland richtlijnen uitgevaardigd die managers beletten om na werktijd contact op te nemen met medewerkers, behalve in noodgevallen, zoals gemeld door Jeevan Vasagar op The Telegraph. Het doel van het beleid is om onderbrekingen in de vrije tijd van werknemers tot een minimum te beperken, maar het is duidelijk dat het aanmoedigen of zelfs toestaan dat niet-uitgesloten werknemers na verloop van tijd toegang hebben tot hun zakelijke e-mailaccount of andere netwerkbronnen van hun telefoons of apparaten, waardoor organisaties vatbaar zijn voor claims van overuren.
Laat Een Reactie Achter