Dit maakt deel uit van de #ADULTING reeks verhalen van CNET om u te helpen erachter te komen hoe te leven, werken en spelen nu u volwassen bent.
Als je in 2017 een baan hebt, of naar school gaat, of gewoon ademt, vertrouw je waarschijnlijk op e-mail om dingen voor elkaar te krijgen. En terwijl u waarschijnlijk al een groot deel van uw leven e-mailt, is het per e-mail versturen van collega's en bazen anders dan het overbrengen van berichten aan uw moeder of uw bestie.
Ik schrijf al ongeveer 10 jaar e-mails voor klanten op professionele wijze. Hier zijn mijn beste tips voor het elke keer dat je e-mails opent, leest en beantwoordt.
1. Verspil niet de onderwerpregel
De onderwerpregel is je eerste (en soms laatste) kans om iemand te vragen je e-mail te openen. Laat je niet verlammen door een onderwerpregel die zegt: "Hallo!" Dat vertelt de lezer niets. Als ze u niet persoonlijk kennen, gaan ze ervan uit dat uw e-mail spam is en verwijdert u deze.
De beste onderwerpregel geeft aan waar uw e-mail over gaat. Hier zijn enkele goede voorbeelden:
- Vraag over de dinsdagvergadering
- Heb hulp nodig met de nieuwe software
- Ken je Jim Smith?
- Nuttige feedback op de conferentie in New York
Vergeet niet dat onderwerpregels worden afgekapt, vooral op mobiele apparaten. Dus hou het kort, interessant en to the point.
2. Voeg een gevoel van urgentie toe (... als het dringend is)
Een andere tip om te worden geopend, is het toevoegen van een gevoel van urgentie aan de onderwerpregel - als en alleen als het dringend is. Het gebruik van caps lock is hier geweldig voor, maar gebruik het spaarzaam. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Ik heb je spreadsheet zo snel mogelijk nodig
- DRINGEND: heb je al gestemd?
- ATTN: hulp nodig in vergaderruimte
- RSVP: heb je antwoord nodig van EOD
- TIJDIG: Meld u vandaag aan voor 18.00 uur
Het bovenstaande is alleen nuttig als u de e-mail echt moet lezen en dringend wilt beantwoorden. Bij te veel gebruik verliezen deze prepends snel hun draw.
3. Wees nonchalant en gebruik namen
Als u iemand e-mailt die u niet kent, open dan altijd de naam van de persoon. Hierdoor voelt een e-mail minder spam en persoonlijker aan. Een informele e-mail kan beginnen, "Hallo Anna!" Als de e-mail formeler is, ga dan met zoiets als, "Hallo Anna Jones, " of "Beste mevrouw Jones."
Zelfs als een e-mail normaal gesproken formeel is, heb je misschien meer geluk met een onverwacht ontspannen tactiek. Dit type e-mail voelt persoonlijk en casual, maar niet invasief. Hoi zeggen, hun voornaam gebruiken en iets persoonlijks en specifieks voor de ontvanger vermelden, kan de e-mail naar die informele plek brengen zonder te overschrijden. Sommige dingen die je kunt zeggen zijn:
- Het was geweldig je vorige week te ontmoeten
- Ik was dol op je tweet / Facebook-bericht / enz. over [vul hier de spatie in]
- Uw gesprek tijdens de [vul de blanco] -conferentie was vooral nuttig voor mij omdat [vul de lege in]
Deze informele benadering kan de ontvanger ontspannen en ontvankelijker maken. Ik gebruik de causale benadering 90 procent van de tijd en het werkt. Ik spaar formeel voor bijvoorbeeld regeringsfunctionarissen en CEO's van grote bedrijven.
Zelfs in meer formele e-mails kan de lezer, beginnend met een compliment of positieve persoonlijke ervaring, de lezer onmiddellijk laten investeren in uw e-mail en meer bereid zijn om te reageren. Houd het kort.
4. Ga ter zake
Bedenk hoe u uw inbox controleert en prioriteit geeft. De kans is groot dat je door veel e-mails bladert om vast te stellen wat een onmiddellijke reactie nodig heeft en wat kan worden uitgesteld. Verspil dus geen tijd met preambules. Ga meteen terzake en voeg nadien een uitlegger of zij-informatie toe. Niemand heeft tijd om een e-mail door te nemen om erachter te komen wat je wilt.
Indien van toepassing kan een lijst met opsommingstekens de lezer helpen snel te begrijpen wat u nodig hebt.
5. Houd het kort
Zelfs als je meteen ter zake komt, loop dan niet verder. Neem alleen de belangrijkste informatie op en stop met typen. Ernstig. Een lang blok tekst zorgt ervoor dat je ontvangers zuchten en besluit dat ze later terugkomen en je e-mail lezen als ze meer tijd hebben. Maar wat denk je? Je e-mail wordt snel vergeten en ze komen nooit meer bij je terug.
6. Voeg een call-to-action toe
Als u wilt dat een ontvanger handelt, zeg dat dan. Geef ze aanwijzingen over precies wat u nodig heeft, zoals een reactie op een bepaalde tijd en datum. Dit wordt een call-to-action (CTA) genoemd in de professionele e-mail-writing-biz.
7. Maak het gemakkelijk
Zorg ervoor dat het voor uw ontvanger zo gemakkelijk mogelijk is om te doen wat u vraagt. Voeg een link toe om op te klikken, een telefoonnummer om te bellen of een document om te lezen als je meer nodig hebt dan alleen een e-mailantwoord.
8. Voeg een deadline toe
Vergeet niet om een gevoel van urgentie toe te voegen door de ontvanger een deadline te geven voor hun actie, als je kunt. Ook zijn manieren een vereiste om te voorkomen dat je oproep tot actie veeleisend wordt. Zeg alsjeblieft en bedankt om je verzoek te verzachten.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- Kun je me een antwoord sturen door EOD? Bedankt!
- Kun je alsjeblieft RSVP deze link gebruiken voor het middaguur?
- Bel me alsjeblieft om 9 uur. Mijn mobiele nummer is 000-0000.
- Sluit je aan bij de rest van het team in onze Slack-groep: abc123.slack Wachtwoord: 1234
Afhankelijk van de urgentie van uw verzoek, kan het ook helpen om de ontvanger te vragen om te reageren, zelfs als de deadline niet werkt. Op deze manier kun je een dialoog voeren die drop-off helpt voorkomen.
9. Vergeet je naam niet
Beëindig de e-mail met een bedankje en uw naam. Ga er niet alleen van uit dat ze weten van wie de e-mail afkomstig is. Zorg er in feite voor dat u de automatische handtekening van uw e-mailaccount bewerkt met uw volledige naam, uw beroep of positie en contactgegevens, zodat deze automatisch wordt ingevuld in elke e-mail.
10. Follow-up
Nadat je deadline is verstreken, wees niet bang om de ontvanger te e-mailen om te controleren op hun reactie. Soms willen mensen je antwoorden, maar ze vergeten het gewoon.
Hier zijn een aantal vervolgregels die je kunt stelen:
- Hallo (naam), ik heb gemerkt dat je me niet hebt geïnformeerd over (onderwerp). Kun je tegen (tijd) bij mij terug komen? Bedankt!
- Hallo (naam), heb je mijn e-mail over (onderwerp) gezien? Als ik op (tijd) antwoord zou krijgen, zou dat fantastisch zijn. Bedankt!
Het kennen van de kunst van een effectieve e-mail kan je opvallen. Gebruik deze elementen en je krijgt resultaten. Wie weet? Met jouw slimme e-mailvaardigheden kun je zelfs op het werk de ladder opgaan.
Laat Een Reactie Achter